Sistema di ordinazione con QR per ristoranti: cosa valutare

Inizia da ciò di cui hai davvero bisogno

Il "sistema di ordinazione tramite codice QR" viene utilizzato per tre prodotti diversi, e confrontarli come se fossero la stessa cosa è il motivo per cui i ristoranti finiscono per pagare ciò che non hanno ordinato:

• Un menu QR: un codice che apre il menu. Gli ospiti lo scansionano e chiamano comunque un cameriere. È economico e molti strumenti sono gratuiti.
• Ordini tramite codice QR: gli ospiti compongono l’ordine sul telefono e questo viene inoltrato alla cucina. Questo è il servizio a cui si riferiscono la maggior parte dei ristoranti.
• Ordinare con pagamento: l’ospite paga direttamente dal telefono. Ciò comporta costi aggiuntivi, regole supplementari e un maggior numero di cose che possono andare storte.

Scegli quale delle tre opzioni preferisci. Se non sei sicuro di come funzioni in pratica il sistema di ordinazione, leggi prima come funziona l'ordinazione tramite codice QR e poi torna qui.

Una lista di controllo per la scelta

1. Nessuna app e nessun account per gli ospiti

Ogni passaggio che precede la visualizzazione del menu comporta la perdita di ordini, soprattutto nei momenti di maggiore affluenza. Il sistema migliore è quello che l’ospite utilizza senza nemmeno accorgersene: scansiona, scegli, invia. Verifica che il menu si apra nel browser del telefono e che nessuno debba registrarsi.

2. Un vero paravento da cucina

Gli ordini devono arrivare da qualche parte dove la cucina possa vederli. Uno schermo che mostri il numero del tavolo, i piatti e le note è il minimo indispensabile. Chiedete cosa può fare la cucina con un ordine: contrassegnarlo come in preparazione, contrassegnarlo come pronto e verificare se il cameriere vede le modifiche. Un sistema che si limita a inviare un’e-mail è un menu con passaggi aggiuntivi.

3. Protezione contro le richieste provenienti da persone che non sono presenti al tavolo

Se basta un codice QR, è sufficiente una foto per inviare ordini da qualsiasi luogo, e in pratica succede proprio questo: scherzi, ordini dal marciapiede fuori dal locale, ordini effettuati per errore dal tavolo sbagliato. Chiedetevi come il sistema riesca a impedirlo. Il PIN del tavolo stampato sul biglietto è una risposta semplice: l’ospite deve trovarsi al tavolo per leggerlo.

4. Lingue

Se hai ospiti stranieri, il menu deve essere leggibile nella loro lingua, e non solo la pagina che lo circonda: i nomi dei piatti, le descrizioni e gli allergeni. Chiedi quali lingue sono supportate e se le traduzioni sono automatiche o inserite manualmente. Se sono automatiche, verifica di poterle correggere.

5. Allergeni per piatto

Per i ristoranti nell’UE, le informazioni relative ai 14 allergeni indicati nel Regolamento 1169/2011 devono essere messe a disposizione dei clienti. Il sistema dovrebbe consentire di contrassegnare ogni piatto e mostrare gli allergeni nella lingua del cliente prima che venga effettuato l’ordine. Diffidate di affermazioni del tipo «conformità totale garantita»: la responsabilità di quanto riportato spetta a voi.

6. Ruoli del personale

La cucina, i camerieri e il cassiere hanno bisogno di schermi diversi. Chiedi quanti account per il personale è possibile creare, se è possibile disattivarne uno alla volta quando qualcuno se ne va e quali informazioni ogni ruolo può visualizzare e modificare.

7. Come vengono gestite le tabelle

Al termine del pasto, il tavolo deve essere sgomberato: la sessione precedente viene chiusa e gli ospiti successivi ne iniziano una nuova. Verifica come viene fatto e chi se ne occupa. In caso contrario, gli ospiti successivi potrebbero ritrovarsi con il carrello e le ordinazioni delle persone che si sono sedute lì prima di loro.

8. I prezzi e come vengono stabiliti

Confronta il costo totale, non la cifra indicata in primo piano:

• Un canone mensile fisso è prevedibile
• Una commissione su ogni ordine aumenta di pari passo con il tuo successo
• I prezzi a tavolo o a portata possono raddoppiare il conto quando si aggiunge ciò di cui si ha effettivamente bisogno
• Prima di firmare, è necessario che vengano specificati il costo di installazione, il costo dell’hardware o la durata minima del contratto

Chiedi il costo relativo al numero di tavoli che hai a disposizione nell'arco di un anno.

9. Integrazioni e ciò che non è integrato

Chiedi informazioni specifiche sul tuo sistema POS e sul tuo software di contabilità. Se non sono integrati, chiedi cosa ciò comporti nella pratica: potresti dover inserire manualmente il totale giornaliero, il che è accettabile per un locale di piccole dimensioni ma risulta fastidioso per uno di grandi dimensioni.

10. Cosa succede se te ne vai?

Chiedi se è possibile esportare il tuo menu e come disdire il servizio. Un sistema che tiene in ostaggio il tuo menu rappresenta un costo che non compare nel listino prezzi.

Domande da porre a ogni fornitore

Stampale e leggile ad alta voce durante la dimostrazione:

• Cosa vede un cliente dal momento in cui scansiona il prodotto fino all'invio dell'ordine?
• Cosa impedisce a chi non è seduto al tavolo di ordinare?
• Cosa vede la cucina e cosa può farne?
• Cosa succede se la connessione Wi-Fi si interrompe durante il servizio?
• Quanto costa, tutto compreso, per il numero di tavoli di cui dispongo per dodici mesi?
• Come faccio ad andarmene e cosa mi tengo?
• Quali lingue e quali allergeni sono supportati, e chi si occupa delle traduzioni?
• Cosa non fa?

L'ultima domanda è quella più rivelatrice. Un fornitore in grado di spiegare cosa il prodotto non fa è solitamente un fornitore di cui ci si può fidare riguardo a ciò che fa.

Segnali di allarme

• Una demo che evita di mostrare il lato della cucina
• Prezzi che vengono visualizzati solo dopo aver inserito il proprio numero di telefono
• Qualcosa di "illimitato" con una nota a piè di pagina
• Non c'è modo di provarlo prima di pagarlo
• Promesse di un aumento delle vendite senza dati né fonti

Il ruolo di Easy Restaurant

Per chiarire il concetto, visto che state leggendo questo articolo sul sito web, Easy Restaurant è un sistema di ordinazione tramite codice QR per ristoranti. Gli ospiti scansionano il codice, scelgono una lingua tra le sei disponibili, inseriscono il PIN del tavolo ed effettuano l’ordine. Gli ordini vengono visualizzati in tempo reale sugli schermi della cucina, dei camerieri e dei cassieri. Ogni piatto riporta gli allergeni presenti, indicati nella lingua dell’ospite. È possibile creare account per il personale in base al ruolo e disattivarli in qualsiasi momento.

Cosa non fa: non accetta pagamenti dagli ospiti (che pagano alla cassa), non si integra con un POS e richiede una connessione a Internet. I piani prevedono un canone mensile fisso a partire da 49,99 euro (Base: una sede, fino a 20 tavoli, 5 account per il personale più quello del cassiere), 69,99 euro (Premium: tavoli e personale illimitati) e 199,99 euro (Enterprise: più sedi); è disponibile una prova gratuita di 14 giorni. Puoi consultare i dettagli nella pagina dei prezzi.

Se ritieni che un altro sistema sia più adatto alle tue esigenze, la lista di controllo riportata sopra rimane comunque valida.

Provalo per due settimane prima di decidere

Qualunque cosa tu scelga, provala in condizioni reali:

1. Prepara qualche tavolo e il menu vero e proprio, non uno di prova
2. Usalo nel momento di maggiore affluenza, non in un tranquillo martedì
3. Chiedi alla cucina e ai camerieri cosa li ha infastiditi, non solo cosa ha funzionato
4. Scopri quali ospiti hanno avuto difficoltà e perché
5. Mantenete l'opzione verbale per chiunque la preferisca

Dopo due settimane ne saprai più di quanto possa dirti qualsiasi tabella comparativa. Se vuoi vedere i passaggi, segui la guida su come creare un menu con codice QR in sette passaggi.