Che cos’è l’ordinazione tramite codice QR?
Il sistema di ordinazione tramite codice QR consente agli ospiti del ristorante di consultare il menu ed effettuare l’ordine direttamente dal proprio telefono. Ogni tavolo è dotato di un codice QR. L’ospite lo scansiona, il menu si apre nel browser e l’ordine viene inviato direttamente in cucina. Non è necessario l’intervento di un cameriere durante la fase di presa dell’ordine, né vi è alcun biglietto cartaceo che fa da tramite tra la sala e la cucina.
Spesso viene confuso con due concetti più semplici, quindi è utile essere precisi.
Menu QR, ordinazione tramite QR e pagamento tramite QR: qual è la differenza?
- Menu QR: il codice apre un menu, solitamente un PDF o una pagina web, e nient’altro. Gli ospiti lo leggono, ma chiamano comunque un cameriere per ordinare. È l’opzione più economica e quella con cui la maggior parte dei ristoranti ha iniziato.
- Ordini tramite codice QR: l’ospite compila l’ordine sul telefono e lo invia in cucina. La cucina lo visualizza su uno schermo. È proprio di questo che tratta questa guida.
- Pagamento tramite codice QR: anche l'ospite paga dal proprio telefono. Alcuni sistemi prevedono questa opzione, altri lasciano che sia il cameriere o la cassa a occuparsi del pagamento.
Se hai solo bisogno che i clienti leggano il menu, un menu QR è sufficiente. Se desideri prendere le ordinazioni senza che un cameriere debba intervenire per ogni ordine, hai bisogno di un sistema di gestione delle ordinazioni, e tale sistema deve poter trasmettere gli ordini alla cucina. Il resto di questa guida spiega come funziona. Se sei pronto a configurarlo, segui la procedura passo passo per creare un menu con codice QR.
Come funziona l'ordinazione tramite codice QR, passo dopo passo
1. L'ospite scansiona il codice QR
Ogni tavolo ha un proprio codice, stampato su un cartellino o su un porta-cartellino. L'ospite apre la fotocamera del telefono e la punta verso il codice. Appare un link, l'ospite lo tocca e il menu si apre nel browser. Non occorre installare nulla.
2. L'ospite sceglie una lingua
Gli ospiti internazionali scelgono la lingua che conoscono meglio. Al ristorante Easy Restaurant, il menu è disponibile in sei lingue: inglese, italiano, francese, spagnolo, tedesco e cinese. I nomi dei piatti, le descrizioni e gli allergeni indicati seguono la lingua scelta.
3. L'ospite inserisce il PIN del tavolo
La scheda è dotata anche di un PIN breve. L'ospite lo digita una sola volta. È proprio questo che impedisce a chi non si trova al tavolo di inviare ordini utilizzando una foto del codice. Il telefono mantiene attiva la sessione, quindi ricaricare la pagina o passare a un'altra app non comporta la richiesta del PIN.
4. L'ospite sfoglia il menu
Il menu mostra le categorie, i piatti con le relative descrizioni e i prezzi, nonché gli allergeni presenti in ciascun piatto. I piatti che oggi non sono disponibili possono essere nascosti dal ristorante, in modo che gli ospiti non possano ordinare qualcosa che in cucina è esaurito.
5. L'ospite prepara e invia l'ordine
Il cliente aggiunge i piatti al carrello, modifica le quantità, inserisce una nota ("senza cipolle"), controlla l'ordine e lo invia. Il ristorante può anche impostare gli orari di apertura: quando il ristorante è chiuso, il carrello non consente ai clienti di inviare un ordine.
6. La cucina lo riceve
L'ordine compare sullo schermo della cucina in tempo reale, con il numero del tavolo, i piatti, le note e l'ora di arrivo. Nessuno lo riscrive né lo legge ad alta voce. Scopri come funziona un sistema di visualizzazione in cucina e quali cambiamenti comporta in cucina.
7. Il personale segue l'ordine fino al tavolo
La cucina contrassegna l'ordine come "in preparazione" e poi come "pronto". Il cameriere, vedendo che è pronto, lo serve e lo contrassegna come "servito". Al termine del pasto, l'ospite paga alla cassa come di consueto, mentre il cameriere riordina il tavolo in modo che i prossimi ospiti possano iniziare una nuova sessione e inserire nuovamente il PIN.
Cosa succede dietro le quinte
Un ordine passa attraverso quattro fasi: inviato, in elaborazione, pronto e consegnato. Ogni fase è visibile sullo schermo delle persone che ne hanno bisogno:
- Cucina: visualizza i nuovi ordini e li contrassegna come “in preparazione” e “pronti”
- Cameriere: controlla quali ordini sono pronti per essere serviti e li contrassegna come serviti
- Cassiere: visualizza le comande aperte di ogni tavolo quando è il momento di incassare
Le schermate si aggiornano in tempo reale, quindi non è necessario ricaricare la pagina. Ecco perché una connessione Internet stabile è fondamentale: se il Wi-Fi nella sala da pranzo o in cucina si interrompe, gli ordini non arrivano. Verificate la connessione nell’ambiente reale e nelle ore di punta, non alle 10 del mattino.
Cosa fa il personale in modo diverso
Ordinare tramite codice QR non allontana le persone dalla sala. Cambia semplicemente il modo in cui impiegano il loro tempo:
- Accogliere gli ospiti e mostrare loro dove si trova il codice
- Rispondere alle domande su piatti, ingredienti e allergeni
- Servire il cibo, che è la parte del lavoro che gli ospiti notano davvero
- Aiutare gli ospiti che preferiscono non usare il telefono, prendendo le loro ordinazioni come di consueto
È sufficiente un breve briefing prima del primo turno. Le cose che il personale deve sapere soprattutto sono dove si trova lo schermo della cucina, come contrassegnare un ordine come servito e come riordinare un tavolo.
Quando gli ordini tramite codice QR funzionano bene e quando invece no
Funziona al meglio dove la velocità e il volume sono fondamentali: ristoranti informali, pizzerie, bar, locali per il pranzo, terrazze affollate e luoghi con molti turisti che hanno bisogno del menu nella propria lingua.
In alcune situazioni occorre prestare maggiore attenzione:
- La ristorazione di alto livello, dove la conversazione con il cameriere fa parte di ciò per cui l’ospite paga. Molti ristoranti qui impiegano camerieri solo per prendere le ordinazioni e utilizzano il sistema per la cucina e per la gestione degli allergeni.
- Ospiti che non si sentono a proprio agio con il telefono. Assicuratevi che abbiano sempre la possibilità di ordinare a voce.
- Luoghi con segnale cellulare o Wi-Fi debole. Risolvi prima il problema di connessione.
Nulla di tutto ciò è un motivo per evitarlo. È un motivo per introdurlo come opzione e non come regola.
Cosa cercare in un sistema di ordinazione tramite QR code
Non tutte le piattaforme sono costruite allo stesso modo. Gli aspetti più importanti sono:
- Nessuna app e nessun account per gli ospiti, perché ogni passaggio in più fa perdere ordini
- Un vero e proprio schermo da cucina, non solo un’e-mail o una stampa
- Lingue e allergeni per piatto: un aspetto importante se si servono turisti o si opera nel rispetto delle norme UE
- Un modo per impedire che vengano effettuati ordini da parte di persone che non sono sedute al tavolo, ad esempio tramite un codice PIN del tavolo
- Prezzi trasparenti: un canone mensile fisso o una commissione su ogni ordine rappresentano costi molto diversi tra loro
- Cosa non offre: pagamenti, integrazione con i terminali POS, consegne
Abbiamo inserito questi elementi in una lista di controllo che indica gli aspetti da considerare in un sistema di ordinazione tramite codice QR.
In sintesi
Ordinare tramite codice QR è un’idea semplice: il cliente ordina, la cucina riceve l’ordine, il cameriere serve il piatto. Non è magia e non è adatto a tutti i ristoranti, ma per la maggior parte dei locali informali e di fascia media elimina la parte più lenta e soggetta a errori del servizio. Iniziate con pochi tavoli, provatelo in un momento di grande affluenza, mantenete l’opzione verbale e ampliate l’utilizzo una volta che il personale si sarà abituato. Per capire da dove derivano gli errori che questo sistema elimina, leggete come ridurre gli errori nelle ordinazioni nel vostro ristorante.