Come creare un menu con QR code per il ristorante (7 passi)

Che cos’è un menu con codice QR?

Un menu con codice QR è un menu che gli ospiti aprono scansionando un codice con la fotocamera del proprio telefono. Il codice è stampato su un cartoncino o un adesivo presente su ogni tavolo. Nella sua forma più semplice, apre una pagina o un file PDF da consultare. In un sistema completo, apre un menu in cui l’ospite può anche aggiungere piatti al carrello e inviare l’ordine in cucina. Questa guida illustra la versione completa, ma ogni passaggio è valido anche se si desidera solo il menu.

Se vuoi capire l'intero processo prima di iniziare, leggi come funziona l'ordinazione tramite codice QR.

Cosa ti servirà

Non servono competenze tecniche né hardware specifico. Ti servono:

Un telefono o un portatile per creare il menu
Una tipografia, o un negozio specializzato nella stampa, per i segnaposto
Un tablet, un monitor o un telefono in cucina per visualizzare gli ordini in arrivo
Una connessione Internet affidabile nella sala da pranzo e in cucina

Fase 1: Crea il tuo menu digitale

Crea il menu nella tua dashboard, iniziando dalle categorie (antipasti, piatti principali, dessert, bevande) e poi dai piatti di ciascuna di esse.

Per ogni piatto, inserire:

Il nome e una breve descrizione. Bastano due o tre righe: spiega cosa contiene il piatto e come viene preparato
Il prezzo
Gli allergeni in esso contenuti
Una foto, se ne hai una bella
Se è disponibile oggi: disattiva i piatti quando finiscono, invece di eliminarli

Scrivi le descrizioni come se stessi spiegando il piatto a un ospite che non è mai stato nel tuo ristorante. “Tagliatelle con ragù di manzo cotto per sei ore e Parmigiano stagionato” dice all’ospite molto di più di un semplice “pasta deliziosa”. Vale la pena aggiungere delle foto solo se sono di buona qualità; una foto scadente fa più male che bene.

Fase 2: Contrassegnare gli allergeni

Se servite cibo nell'UE, dovete fornire agli ospiti informazioni sui 14 allergeni elencati nel Regolamento (UE) n. 1169/2011. Contrassegnate ogni piatto indicando, uno per uno, gli allergeni che contiene e chiedete alla cucina di verificare che l'elenco corrisponda alla ricetta effettiva.

Un menu digitale è utile perché basta apportare una modifica una sola volta e ogni ospite la vedrà alla successiva visualizzazione: se una ricetta cambia e ora contiene frutta a guscio, basta aggiornare il piatto e le vecchie informazioni scompaiono. Ciò non sostituisce il dialogo con la cucina quando un ospite soffre di un’allergia grave: il menu è un supporto per il personale, non un sostituto. Le norme complete sono riportate nella guida alle norme UE sugli allergeni per i ristoranti.

Fase 3: Aggiungi lingue

Se hai ospiti stranieri, proponi il menu nelle loro lingue. Easy Restaurant ne supporta sei: inglese, italiano, francese, spagnolo, tedesco e cinese. Tu scrivi il menu nella tua lingua e le altre lingue vengono inserite tramite traduzione automatica. Rileggi il risultato prima di pubblicarlo, prestando particolare attenzione ai nomi dei piatti e alle informazioni sugli ingredienti: la traduzione automatica è una buona bozza iniziale, non un testo definitivo.

I nomi degli allergeni sono indicati anche nella lingua dell'ospite, quindi un ospite tedesco leggerà "Erdnüsse" e non "Arachidi".

Fase 4: Generare le schede QR della tabella

Una volta pronto il menu, genera le schede per i tuoi tavoli. Ogni scheda è specifica per un tavolo, così la cucina sa sempre da quale tavolo proviene un ordine. Su Easy Restaurant puoi scaricare tutte le schede insieme in un file ZIP e portarle in tipografia. Ogni scheda riporta:

Il nome del tuo ristorante
Il codice QR
Il numero del tavolo
Un codice PIN a 6 cifre

Il PIN è il codice che gli ospiti digitano una sola volta dopo aver scansionato il codice. Serve a garantire che gli ordini provengano esclusivamente dalle persone sedute al tavolo: una foto del codice non è sufficiente. Quando il cameriere riordina il tavolo al termine del pasto, gli ospiti successivi avviano una nuova sessione e inseriscono nuovamente il PIN.

Consigli pratici per la stampa:

Utilizzate cartellini plastificati o espositori a tendina: resistono agli schizzi e alla pulizia
Posiziona la tessera in modo che un ospite seduto possa scansionarla senza doversi sporgere
Aggiungi una riga sotto il codice, ad esempio "Scansiona per visualizzare il menu e ordinare"
Stampa alcune schede di riserva e provale una per una con almeno due telefoni diversi prima di metterle in servizio

Fase 5: Installazione della zanzariera in cucina

Gli ordini devono arrivare in cucina su uno schermo, non su una stampante. Apri l'area riservata al personale su un tablet o un monitor, accedi con l'account della cucina e posiziona lo schermo in modo che i cuochi possano vederlo dalla loro postazione.

Crea gli account del personale nella dashboard: uno per la cucina, uno per ogni cameriere e uno per il cassiere. Se un membro del personale lascia il lavoro, disattiva l'account e l'accesso verrà immediatamente interrotto.

Quando arriva l'ordine, la cucina lo contrassegna come "in preparazione", poi come "pronto". Il cameriere vede che è pronto e lo serve. Per ulteriori informazioni sul funzionamento della cucina, leggi come funziona un sistema di visualizzazione in cucina.

Fase 6: Informare il personale

L'ordinazione tramite codice QR cambia il modo di lavorare del cameriere, ma non rende superflua la sua presenza. È sufficiente un breve briefing che tratti i seguenti argomenti:

Come accogliere gli ospiti e indicare loro dove si trova il biglietto
Dove si trova lo schermo della cucina e come contrassegnare un ordine come servito
Cosa fare quando un cliente preferisce ordinare a voce: prendere l’ordine e, se possibile, inserirlo al posto suo
Come riordinare il tavolo alla fine del pasto

Passaggio 7: Eseguire un test del servizio

Prima di rendere il sistema accessibile a tutti, verifica l'intero percorso insieme al tuo team:

Siediti a un tavolo, scansiona la carta e inserisci il PIN
Sfoglia il menu in due lingue
Aggiungi i piatti, scrivi una nota e invia l'ordine
Verifica che compaia sullo schermo della cucina con il numero di tavolo corretto e prendine nota
Contrassegnalo come "pronto e servito" e assicurati che il cameriere veda il resto
Azzerare la tabella e verificare che una nuova scansione richieda nuovamente il PIN

I problemi che si verificano più spesso il primo giorno sono: un codice che non viene letto (è troppo piccolo, la stampa è scadente o c’è un riflesso), un piatto che manca (è spento) e ordini che non arrivano (un problema di connessione). Verifica la connessione nell’ora di punta, non quando il ristorante è vuoto.

Messa in linea

Inizia con pochi tavoli o con un solo turno, lascia aperta la possibilità di ordinare verbalmente e chiedi al tuo personale cosa li ha infastiditi dopo la prima serata. Amplia il sistema una volta che le basi funzionano senza intoppi.

Un modo semplice per verificare se funziona è controllare tre aspetti dopo una settimana: quanti ordini arrivano tramite il sistema, quanti vengono corretti manualmente e cosa ne pensano il personale di cucina e i camerieri. Prima di decidere, puoi anche confrontare i piani con il numero dei tuoi tavoli nella pagina dei prezzi.