Qu'est-ce que la commande par code QR ?
Le système de commande par code QR permet aux clients du restaurant de consulter le menu et de passer leur commande depuis leur propre téléphone. Chaque table dispose d'un code QR. Le client le scanne, le menu s'ouvre dans le navigateur et la commande est transmise directement à la cuisine. Aucun serveur n'intervient lors de la prise de commande, et aucun bon papier ne circule entre la salle et la cuisine.
On le confond souvent avec deux notions plus simples ; il est donc utile d'être précis.
Menu QR, commande par QR et paiement par QR : quelle est la différence ?
- Menu QR : le code ouvre un menu, généralement un fichier PDF ou une page web, et rien d'autre. Les clients le consultent, mais continuent d'appeler un serveur pour passer leur commande. C'est l'option la moins chère et celle par laquelle la plupart des restaurants ont commencé.
- Commande par code QR : le client passe sa commande sur son téléphone et l'envoie en cuisine. Le personnel de cuisine la voit s'afficher sur un écran. C'est le sujet de ce guide.
- Paiement par QR code : le client effectue également le paiement depuis son téléphone. Certains systèmes intègrent cette fonctionnalité, tandis que d'autres laissent le soin au serveur ou à la caisse de s'en charger.
Si vous souhaitez simplement que les clients puissent consulter le menu, un menu QR suffit. Si vous souhaitez prendre les commandes sans qu’un serveur intervienne à chaque fois, vous avez besoin d’un système de prise de commande, et ce dernier doit permettre de transmettre les commandes à la cuisine. La suite de ce guide explique comment cela fonctionne. Si vous êtes prêt à mettre cela en place, suivez les étapes pour créer un menu sous forme de code QR.
Comment fonctionne la commande par code QR, étape par étape
1. Le client scanne le code QR
Chaque table dispose de son propre code, imprimé sur une carte ou un porte-carte. Le client ouvre l'appareil photo de son téléphone et le pointe vers le code. Un lien s'affiche ; le client clique dessus et le menu s'ouvre dans le navigateur. Aucune application n'est installée.
2. Le visiteur choisit une langue
Les clients étrangers choisissent la langue qu'ils maîtrisent le mieux. À l'Easy Restaurant, la carte est disponible en six langues : anglais, italien, français, espagnol, allemand et chinois. Les noms des plats, leurs descriptions et la liste des allergènes s'affichent dans la langue choisie.
3. Le client saisit le code PIN de la table
La carte comporte également un code PIN court. Le client le saisit une seule fois. C'est ce qui empêche une personne qui ne se trouve pas à la table d'envoyer des commandes à l'aide d'une photo du code. Le téléphone conserve la session ; ainsi, le fait de recharger la page ou de changer d'application ne nécessite pas de le saisir à nouveau.
4. Le client consulte le menu
Le menu présente les catégories, les plats accompagnés de leurs descriptions et de leurs prix, ainsi que les allergènes présents dans chaque plat. Les plats qui ne sont pas disponibles aujourd'hui peuvent être masqués par le restaurant, afin que les clients ne puissent pas commander un plat dont la cuisine est à court.
5. Le client passe et envoie sa commande
Le client ajoute des plats à son panier, modifie les quantités, ajoute une remarque (« sans oignons »), vérifie sa commande et la valide. Le restaurant peut également définir ses horaires d'ouverture : lorsque le restaurant est fermé, le panier ne permet pas aux clients de valider leur commande.
6. C'est la cuisine qui le reçoit
La commande s'affiche en temps réel sur l'écran de la cuisine, avec le numéro de table, les plats, les remarques et l'heure à laquelle elle a été reçue. Personne ne la recopie ni ne la lit à voix haute. Découvrez comment fonctionne un système d'affichage en cuisine et ce que cela change dans ce service.
7. Le personnel suit l'ordre jusqu'à la table
La cuisine indique que la commande est en cours de préparation, puis qu'elle est prête. Le serveur constate qu'elle est prête, la sert et indique qu'elle a été servie. À la fin du repas, le client règle l'addition à la caisse comme d'habitude, et le serveur remet la table en place afin que les clients suivants puissent démarrer une nouvelle session et saisir à nouveau leur code PIN.
Ce qui se passe en coulisses
Une commande passe par quatre étapes : soumise, en cours de préparation, prête et livrée. Chaque étape est visible à l'écran des personnes concernées :
- Cuisine : enregistre les nouvelles commandes et les marque comme « en cours de préparation » et « prêtes »
- Serveur : vérifie quelles commandes sont prêtes à être servies et les marque comme « servies »
- Caissier : consulte les commandes en cours pour chaque table au moment de procéder au paiement
Les écrans s'actualisent en temps réel ; il n'est donc pas nécessaire de les rafraîchir. C'est également pour cette raison qu'une connexion Internet stable est primordiale : si le Wi-Fi de la salle à manger ou de la cuisine se coupe, les commandes ne parviennent pas. Testez la connexion dans la pièce concernée, à une heure de forte affluence, et non pas à 10 heures du matin.
Ce qui distingue le personnel
Le système de commande par code QR ne fait pas disparaître les clients de la salle. Il modifie simplement la manière dont ils occupent leur temps :
- Accueillir les invités et leur indiquer où se trouve le code
- Répondre aux questions concernant les plats, les ingrédients et les allergènes
- Le service des plats, qui est la partie du travail que les clients remarquent réellement
- Aider les clients qui préfèrent ne pas utiliser le téléphone, en prenant leur commande comme auparavant
Une brève séance d'information avant le premier service suffit. Ce que le personnel doit surtout savoir, c'est où se trouve l'écran de la cuisine, comment marquer une commande comme servie et comment remettre une table en place.
Quand la commande par code QR fonctionne bien, et quand ce n'est pas le cas
Ce système est particulièrement efficace dans les lieux où la rapidité et le volume sont essentiels : restaurants décontractés, pizzerias, bars, établissements proposant des formules déjeuner, terrasses très fréquentées et lieux accueillant de nombreux touristes qui ont besoin d'un menu dans leur propre langue.
Il convient d'y prêter davantage attention dans certaines situations :
- La gastronomie, où la conversation avec le serveur fait partie intégrante de ce pour quoi le client paie. De nombreux restaurants ici emploient des serveurs pour prendre les commandes et utilisent le système pour la cuisine et la gestion des allergènes.
- Les clients qui ne sont pas à l'aise avec le téléphone. Prévoyez toujours la possibilité de passer commande à voix haute.
- Endroits où le signal mobile ou le Wi-Fi est faible. Commencez par rétablir la connexion.
Rien de tout cela ne justifie de l'éviter. C'est une raison pour le proposer comme une option et non comme une règle.
Les critères à prendre en compte pour choisir un système de commande par QR code
Toutes les plateformes ne sont pas conçues de la même manière. Les points les plus importants sont les suivants :
- Pas d'application ni de compte pour les clients occasionnels, car chaque étape supplémentaire fait perdre des commandes
- Un véritable écran de cuisine, et pas seulement un e-mail ou une impression papier
- Les langues et les allergènes indiqués pour chaque plat, ce qui est important si vous accueillez des touristes ou si vous travaillez dans le cadre de la réglementation européenne
- Un moyen d'empêcher les commandes émanant de personnes qui ne sont pas à table, par exemple grâce à un code PIN de table
- Une tarification transparente : un forfait mensuel ou une commission sur chaque commande, ce sont deux types de coûts très différents
- Ce qu'il ne propose pas : paiements, intégration aux terminaux de point de vente, livraison
Nous avons répertorié ces éléments dans une liste de contrôle indiquant les critères à prendre en compte pour choisir un système de commande par code QR.
En résumé
Le système de commande par code QR repose sur un principe simple : le client passe sa commande, la cuisine la reçoit, le serveur la sert. Ce n’est pas de la magie et cela ne convient pas à tous les restaurants, mais pour la plupart des établissements décontractés et de gamme moyenne, ce système élimine la partie du service la plus lente et la plus sujette aux erreurs. Commencez par quelques tables, testez le système à une heure de forte affluence, conservez la possibilité de passer commande oralement, puis étendez son utilisation une fois que votre personnel s'y sera habitué. Pour savoir d'où proviennent les erreurs que ce système permet d'éliminer, découvrez comment réduire les erreurs de commande dans votre restaurant.