Créer un menu QR code pour votre restaurant (7 étapes)

Qu'est-ce qu'un menu sous forme de code QR ?

Un menu sous forme de code QR est un menu que les clients consultent en scannant un code à l'aide de l'appareil photo de leur téléphone. Le code est imprimé sur une carte ou un autocollant placé sur chaque table. Dans sa forme la plus simple, il permet d'ouvrir une page ou un fichier PDF à consulter. Dans un système complet, il ouvre un menu dans lequel le client peut également ajouter des plats à un panier et envoyer la commande en cuisine. Ce guide traite de la version complète, et chaque étape s'applique également si vous souhaitez uniquement proposer le menu.

Si vous souhaitez comprendre l'ensemble du processus avant de commencer, découvrez comment fonctionne la commande par code QR.

Ce dont vous aurez besoin

Vous n'avez pas besoin de compétences techniques ni de matériel spécifique. Il vous faut :

Un téléphone ou un ordinateur portable pour créer le menu
Une imprimerie ou un atelier d'impression pour les marque-places
Une tablette, un écran ou un téléphone dans la cuisine pour afficher les commandes entrantes
Une connexion Internet fiable dans la salle à manger et dans la cuisine

Étape 1 : Créez votre menu numérique

Créez le menu dans votre tableau de bord, en commençant par les catégories (entrées, plats principaux, desserts, boissons), puis en ajoutant les plats dans chacune d'elles.

Pour chaque plat, veuillez saisir :

Le nom et une brève description. Deux ou trois lignes suffisent : précisez ce que contient le plat et comment il est préparé.
Le prix
Les allergènes qu'il contient
Une photo, si vous en avez une de bonne qualité
Si cette fonctionnalité est disponible aujourd'hui : désactivez les plats lorsque vous n'en avez plus, au lieu de les supprimer

Rédigez vos descriptions comme si vous décriviez le plat à un client qui n'est jamais venu dans votre restaurant. « Tagliatelles au ragù de bœuf mijoté pendant six heures et au parmesan affiné » en dit plus au client que « de délicieuses pâtes ». N'ajoutez des photos que si elles sont de bonne qualité ; une mauvaise photo fait plus de tort que l'absence de photo.

Étape 2 : Indiquez les allergènes

Si vous servez des plats dans l'Union européenne, vous devez fournir à vos clients des informations sur les 14 allergènes répertoriés dans le règlement (UE) n° 1169/2011. Indiquez sur chaque plat les allergènes qu'il contient, un par un, et demandez à la cuisine de vérifier la liste par rapport à la recette réelle.

Un menu numérique est utile car une modification n’est effectuée qu’une seule fois et tous les clients la voient dès la prochaine consultation : si une recette change et contient désormais des fruits à coque, il vous suffit de mettre à jour le plat et les anciennes informations disparaissent. Cela ne remplace toutefois pas une discussion avec la cuisine lorsqu’un client souffre d’une allergie grave : le menu est un outil d’aide pour votre personnel, et non un substitut à celui-ci. L'intégralité des règles figure dans le guide sur la réglementation européenne relative aux allergènes dans les restaurants.

Étape 3 : Ajouter des langues

Si vous recevez des invités étrangers, proposez-leur le menu dans leur langue. Le site Easy Restaurant prend en charge six langues : l'anglais, l'italien, le français, l'espagnol, l'allemand et le chinois. Vous rédigez le menu dans votre propre langue et les autres langues sont générées par traduction automatique. Relisez le résultat avant de le publier, en particulier les noms des plats et tout ce qui concerne les ingrédients : la traduction automatique constitue un bon premier jet, mais pas un texte définitif.

Les noms des allergènes sont également indiqués dans la langue du client ; ainsi, un client allemand verra « Erdnüsse » et non « Arachidi ».

Étape 4 : Générer les cartes QR du tableau

Une fois le menu prêt, générez les fiches pour vos tables. Chaque fiche correspond à une table spécifique, ce qui permet à la cuisine de toujours savoir de quelle table provient une commande. Sur Easy Restaurant, vous pouvez télécharger l'ensemble des fiches sous forme de fichier ZIP et les apporter à un imprimeur. Chaque fiche indique :

Le nom de votre restaurant
Le code QR
Le numéro de table
Un code PIN à 6 chiffres

Le code PIN est celui que les clients saisissent une seule fois après avoir scanné le code. Il permet de s'assurer que les commandes proviennent uniquement des personnes assises à la table : une photo du code ne suffit pas. Lorsque le serveur réinitialise une table à la fin du repas, les clients suivants démarrent une nouvelle session et saisissent à nouveau le code PIN.

Conseils pratiques pour l'impression :

Utilisez des cartes plastifiées ou des porte-affiches en forme de tente : elles résistent aux éclaboussures et au nettoyage
Placez la carte à un endroit où un invité assis puisse la scanner sans avoir à se pencher
Ajoutez une ligne sous le code, par exemple « Scannez pour afficher le menu et passer commande »
Imprimez quelques cartes supplémentaires et testez chacune d'entre elles avec au moins deux téléphones différents avant la mise en service.

Étape 5 : Installation de la moustiquaire de cuisine

Les commandes doivent parvenir à la cuisine sur un écran, et non sur une imprimante. Ouvrez l'espace réservé au personnel sur une tablette ou un écran, connectez-vous avec le compte de la cuisine et placez l'écran de manière à ce que les cuisiniers puissent le voir depuis leur poste de travail.

Créez les comptes du personnel dans le tableau de bord : un pour la cuisine, un pour chaque serveur et un pour le caissier. Si un membre du personnel quitte l'établissement, désactivez son compte et son accès sera immédiatement suspendu.

Lorsque la commande arrive, la cuisine l'enregistre comme étant en cours de préparation, puis comme étant prête. Le serveur constate qu'elle est prête et la sert. Pour en savoir plus sur le fonctionnement en cuisine, découvrez comment fonctionne un système d'affichage en cuisine.

Étape 6 : Informez votre personnel

La commande via un code QR modifie les tâches du serveur, mais ne remet pas en cause sa nécessité. Une brève formation suffit, abordant les points suivants :

Comment accueillir les invités et leur indiquer où se trouve la carte
Où se trouve l'écran de la cuisine et comment marquer une commande comme servie
Que faire lorsqu'un client préfère passer sa commande à voix haute : prenez sa commande et, si vous le pouvez, enregistrez-la pour lui
Comment débarrasser une table à la fin du repas

Étape 7 : Exécutez un service de test

Avant d'ouvrir le système à tous, testez l'ensemble du processus avec votre équipe :

Asseyez-vous à une table, scannez la carte et saisissez le code PIN
Parcourez le menu en deux langues
Ajoutez des plats, rédigez une note et envoyez la commande
Vérifiez qu'il apparaît sur l'écran de la cuisine avec le bon numéro de table et notez-le
Marquez la commande comme « prête » et « servie », puis assurez-vous que le serveur voit la monnaie
Réinitialisez le tableau et vérifiez qu'un nouveau scan vous demande à nouveau le code PIN

Les problèmes les plus fréquents le premier jour : un code-barres qui ne peut pas être scanné (il est trop petit, l'impression est de mauvaise qualité ou il y a des reflets), une antenne parabolique manquante (elle est éteinte) et des commandes qui n'arrivent pas (problème de connexion). Testez la connexion à l'heure de pointe, et non lorsque le restaurant est vide.

Mise en service

Commencez par quelques tables ou un seul service, laissez la possibilité de communiquer oralement, et demandez à votre personnel ce qui les a gênés après la première soirée. Élargissez le système une fois que les bases fonctionnent sans heurts.

Pour vérifier facilement si cela fonctionne, il suffit d'examiner trois éléments au bout d'une semaine : le nombre de commandes reçues via le système, le nombre de celles qui sont corrigées manuellement, ainsi que les retours de votre cuisine et de vos serveurs. Vous pouvez également comparer les formules proposées avec le nombre de tables dont vous disposez sur la page des tarifs avant de prendre votre décision.