Empiece por lo que realmente necesita
El «sistema de pedidos mediante códigos QR» se utiliza para tres productos distintos, y compararlos como si fueran el mismo es lo que lleva a los restaurantes a acabar pagando por algo que no corresponde:
- Un menú QR: un código que abre el menú. Los comensales lo escanean y, aun así, llaman a un camarero. Es económico y hay muchas herramientas gratuitas.
- Pedidos mediante código QR: los clientes realizan el pedido desde el teléfono y este se envía a la cocina. Este es el sistema al que se refieren la mayoría de los restaurantes.
- Realizar un pedido con pago: el cliente también abona el importe desde el teléfono. Esto conlleva comisiones adicionales, normas adicionales y más posibilidades de que surjan problemas.
Decida cuál de las tres opciones prefiere. Si no tiene claro cómo funciona el proceso de pedido en la práctica, lea primero cómo funciona el pedido mediante código QR y vuelva después.
Una lista de verificación para elegir
1. Los huéspedes no necesitan ninguna aplicación ni cuenta
Cada paso previo al menú supone una pérdida de pedidos, y esta se produce precisamente en los momentos de mayor afluencia. El mejor sistema es aquel que el cliente utiliza sin darse cuenta: escanear, elegir, enviar. Compruebe que el menú se abre en el navegador del teléfono y que nadie tenga que registrarse.
2. Una mampara de cocina de verdad
Los pedidos deben llegar a algún lugar donde la cocina pueda verlos. Lo mínimo es una pantalla en la que se muestren el número de mesa, los platos y las notas. Pregunte qué puede hacer la cocina con un pedido: marcarlo como «en preparación», marcarlo como «listo» y si el camarero ve los cambios. Un sistema que solo envía un correo electrónico es un menú con pasos adicionales.
3. Protección frente a las órdenes de personas que no están presentes en la mesa
Si lo único que se necesita es un código QR, basta con una foto del mismo para enviar pedidos desde cualquier lugar, y en la práctica esto ocurre: bromas, pedidos desde la acera, pedidos por error desde la mesa equivocada. Pregunte cómo evita el sistema que esto ocurra. Un PIN de mesa impreso en la tarjeta es una respuesta sencilla: el cliente tiene que estar en la mesa para leerlo.
4. Idiomas
Si recibe turistas, el menú debe poder leerse en su idioma, y no solo la página que lo rodea: los nombres de los platos, las descripciones y los alérgenos. Pregunte qué idiomas están disponibles y si las traducciones son automáticas o se introducen manualmente. Si son automáticas, compruebe que pueda corregirlas.
5. Alérgenos por plato
En el caso de los restaurantes de la UE, debe ponerse a disposición de los comensales la información sobre los 14 alérgenos recogidos en el Reglamento (UE) n.º 1169/2011. El sistema debería permitirle etiquetar cada plato y mostrar los alérgenos en el idioma del comensal antes de que se realice el pedido. Desconfíe de afirmaciones como «cumplimiento total garantizado»: la responsabilidad de que la información sea veraz recae en usted.
6. Funciones de su personal
La cocina, los camareros y el cajero necesitan pantallas diferentes. Pregunte cuántas cuentas de personal puede crear, si es posible desactivar una cuenta cada vez que alguien abandone la empresa y qué puede ver y modificar cada puesto.
7. Cómo se gestionan las tablas
Al finalizar la comida, hay que recoger la mesa: cerrar la sesión anterior y dejar que los siguientes comensales comiencen una nueva. Compruebe cómo se hace y quién se encarga de ello. De lo contrario, los siguientes comensales podrían encontrarse con el carrito y los pedidos de las personas que se sentaron allí anteriormente.
8. La fijación de precios y cómo se establece
Compare el coste total, no la cifra que aparece en el titular:
- Una cuota mensual fija resulta previsible
- La comisión por cada pedido aumenta a medida que usted va teniendo éxito
- Los precios por mesa o por servicio pueden duplicar la factura cuando se añade lo que realmente necesita
- Antes de firmar, se le debe informar de si hay una cuota de instalación, un coste de hardware o un plazo mínimo.
Solicite el coste correspondiente al número de mesas que tiene a lo largo de un año.
9. Integraciones y lo que no está integrado
Pregunte directamente por su TPV y su programa de contabilidad. Si no están integrados, pregunte qué implica eso en la práctica: es posible que tenga que introducir el total del día a mano, lo cual es aceptable para un local pequeño, pero resulta una molestia para uno grande.
10. ¿Qué ocurre si se marcha?
Pregunte si puede exportar su menú y cómo cancelarlo. Un sistema que retiene su menú como rehén supone un coste que no aparece en la lista de precios.
Preguntas que debe plantear a cada proveedor
Imprima esto y pregúntelo en voz alta durante la demostración:
- ¿Qué ve un cliente desde el momento en que escanea el producto hasta que envía el pedido?
- ¿Qué impide que una persona que no se encuentra sentada a la mesa haga un pedido?
- ¿Qué ve la cocina y qué puede hacer con ello?
- ¿Qué ocurre si se interrumpe la conexión Wi-Fi durante el servicio?
- ¿Cuánto cuesta el servicio para mi número de mesas durante doce meses, con todo incluido?
- ¿Cómo puedo marcharme y qué me quedo?
- ¿Qué idiomas y alérgenos se incluyen, y quién se encarga de las traducciones?
- ¿Qué es lo que no hace?
La última pregunta es la más reveladora. Un proveedor capaz de explicar lo que el producto no hace suele ser un proveedor en el que se puede confiar en cuanto a lo que sí hace.
Señales de advertencia
- Una demostración en la que no se muestra la parte de la cocina
- Precios que solo aparecen una vez que haya facilitado su número de teléfono
- «Ilimitado» algo con una nota al pie
- No hay forma de probarlo antes de pagar
- Promesas de un aumento de las ventas sin cifras ni fuentes
El lugar que ocupa Easy Restaurant
Para que quede claro, ya que está leyendo esto en su página web: Easy Restaurant es un sistema de pedidos mediante códigos QR para restaurantes. Los comensales escanean el código, eligen uno de los seis idiomas disponibles, introducen el PIN de la mesa y realizan el pedido. Los pedidos llegan en tiempo real a las pantallas de la cocina, del camarero y de la caja. Cada plato incluye la información sobre alérgenos, que se muestra en el idioma del comensal. Puede crear cuentas de personal para cada función y desactivarlas en cualquier momento.
Lo que no hace: no acepta pagos de los clientes (estos pagan en caja), no se integra con un TPV y requiere conexión a Internet. Los planes consisten en una cuota mensual fija a partir de 49,99 euros (Base: un local, hasta 20 mesas, 5 cuentas de personal más la del cajero), 69,99 euros (Premium: mesas y personal ilimitados) y 199,99 euros (Enterprise: varios locales), y hay un periodo de prueba gratuito de 14 días. Puede consultar los detalles en la página de tarifas.
Si decide que otro sistema se adapta mejor a sus necesidades, la lista de verificación anterior sigue siendo válida.
Pruebe el servicio durante dos semanas antes de tomar una decisión
Sea cual sea su elección, pruébela en condiciones reales:
- Prepare unas cuantas mesas y su menú definitivo, no uno de muestra
- Utilícelo en el turno de mayor afluencia, no en un martes tranquilo
- Pregunte al personal de cocina y a los camareros qué les ha molestado, no solo qué ha funcionado
- Vea qué invitados tuvieron dificultades y por qué
- Mantenga la opción verbal para quienes la prefieran
Al cabo de dos semanas sabrá más de lo que cualquier tabla comparativa pueda ofrecerle. Si desea conocer los pasos a seguir, consulte cómo crear un menú con código QR en siete pasos.