¿Qué es un menú con código QR?
Un menú con código QR es un menú que los comensales abren escaneando un código con la cámara de su teléfono. El código está impreso en una tarjeta o pegatina situada en cada mesa. En su forma más sencilla, abre una página o un PDF para su consulta. En un sistema completo, se abre un menú en el que el comensal también puede añadir platos a un carrito y enviar el pedido a la cocina. Esta guía aborda la versión completa, y cada paso también es válido si solo desea el menú.
Si desea comprender todo el proceso antes de empezar, lea cómo funciona el sistema de pedidos mediante códigos QR.
Lo que necesitará
No necesita conocimientos técnicos ni hardware especial. Necesita:
- Un teléfono o un ordenador portátil para crear el menú
- Una imprenta o una tienda de impresión para las tarjetas de mesa
- Una tableta, un monitor o un teléfono en la cocina para mostrar los pedidos que llegan
- Una conexión a Internet fiable en el comedor y en la cocina
Paso 1: Cree su menú digital
Cree el menú en su panel de control, empezando por las categorías (entrantes, platos principales, postres, bebidas) y, a continuación, los platos de cada una de ellas.
Para cada plato, introduzca:
- El nombre y una breve descripción. Bastan dos o tres líneas: explique qué ingredientes lleva el plato y cómo se prepara.
- El precio
- Los alérgenos que contiene
- Una foto, si tiene alguna buena
- Si está disponible hoy: desactive los platos cuando se le acaben, en lugar de eliminarlos
Redacte las descripciones como si estuviera explicando el plato a un comensal que nunca haya estado en su restaurante. «Tagliatelle con ragú de ternera cocinado durante seis horas y parmesano curado» le dice más al comensal que «una pasta deliciosa». Solo merece la pena añadir fotos si son de buena calidad; una foto de mala calidad hace más daño que no poner ninguna.
Paso 2: Identifique los alérgenos
Si sirve comida en la UE, debe facilitar a los comensales información sobre los 14 alérgenos enumerados en el Reglamento (UE) n.º 1169/2011. Indique en cada plato los alérgenos que contiene, uno por uno, y pida a la cocina que compruebe que la lista se ajusta a la receta real.
Un menú digital resulta útil porque basta con realizar un cambio una sola vez y todos los comensales lo ven la próxima vez que lo consultan: si una receta cambia y ahora contiene frutos secos, se actualiza el plato y la información anterior desaparece. Esto no sustituye a una conversación con la cocina cuando un comensal padece una alergia grave: el menú es una ayuda para su personal, no un sustituto del mismo. Las normas completas figuran en la guía sobre la normativa de la UE en materia de alérgenos para restaurantes.
Paso 3: Añadir idiomas
Si tiene invitados internacionales, ofrézcales el menú en sus idiomas. Easy Restaurant admite seis idiomas: inglés, italiano, francés, español, alemán y chino. Usted redacta el menú en su propio idioma y los demás idiomas se completan mediante traducción automática. Revise el resultado antes de publicarlo, especialmente los nombres de los platos y cualquier información sobre los ingredientes: la traducción automática es un buen borrador inicial, pero no un texto definitivo.
Los nombres de los alérgenos también se muestran en el idioma del huésped, por lo que un huésped alemán leerá «Erdnüsse» y no «Arachidi».
Paso 4: Generar las tarjetas QR de la tabla
Una vez que el menú esté listo, genere las fichas para sus mesas. Cada ficha corresponde a una mesa concreta, por lo que en la cocina siempre se sabe de qué mesa procede un pedido. En Easy Restaurant puede descargar todas las fichas juntas en un archivo ZIP y llevarlas a una imprenta. Cada ficha muestra:
- El nombre de su restaurante
- El código QR
- El número de mesa
- Un código PIN de 6 dígitos
El PIN es el código que los comensales introducen una vez tras escanear el código. Esto garantiza que los pedidos solo procedan de las personas que se encuentran sentadas en la mesa: no basta con una foto del código. Cuando el camarero prepara la mesa de nuevo al finalizar la comida, los siguientes comensales inician una nueva sesión e introducen el PIN de nuevo.
Consejos prácticos para la impresión:
- Utilice tarjetas plastificadas o soportes tipo «tienda»: resisten los derrames y que se les limpie la superficie
- Coloque la tarjeta en un lugar donde un comensal sentado pueda escanearla sin tener que inclinarse.
- Añada una línea debajo del código, por ejemplo: «Escanee para ver el menú y realizar el pedido».
- Imprima algunas tarjetas de repuesto y compruebe cada una de ellas con al menos dos teléfonos diferentes antes de poner el servicio en funcionamiento
Paso 5: Instalar la malla protectora de la cocina
Los pedidos deben llegar a la cocina a través de una pantalla, no de una impresora. Abra el área de personal en una tableta o un monitor, inicie sesión con la cuenta de cocina y coloque la pantalla de manera que los cocineros puedan verla desde su puesto.
Cree las cuentas del personal en el panel de control: una para la cocina, una para cada camarero y una para el cajero. Si un miembro del personal deja el puesto, desactive la cuenta y el acceso se interrumpirá de inmediato.
Cuando llega el pedido, la cocina lo marca como «en preparación» y, a continuación, como «listo». El camarero comprueba que está listo y lo sirve. Para obtener más información sobre el funcionamiento de la cocina, consulte cómo funciona un sistema de visualización de pedidos en cocina.
Paso 6: Informe a su personal
El sistema de pedidos mediante códigos QR cambia las tareas del camarero, pero no la necesidad de contar con él. Basta con una breve sesión informativa que abarque lo siguiente:
- Cómo dar la bienvenida a los invitados e indicarles dónde se encuentra la tarjeta
- Dónde se encuentra la pantalla de la cocina y cómo marcar un pedido como servido
- Qué hacer cuando un cliente prefiere hacer el pedido en voz alta: anote el pedido y, si puede, introdúzcalo por él.
- Cómo poner la mesa al finalizar la comida
Paso 7: Ejecutar un servicio de prueba
Antes de abrir el sistema a todo el mundo, pruebe todo el proceso con su equipo:
- Siéntese en una mesa, escanee la tarjeta e introduzca el PIN
- Consulte el menú en dos idiomas
- Añada platos, escriba una nota y envíe el pedido
- Compruebe que aparezca en la pantalla de la cocina con el número de mesa correcto y anótelo
- Marque el plato como «listo y servido» y compruebe que el camarero vea el cambio.
- Restablezca la tabla y compruebe que, al realizar un nuevo escaneo, se le vuelva a solicitar el PIN.
Los problemas que suelen surgir con mayor frecuencia el primer día son: un código que no se lee (es demasiado pequeño, la impresión es deficiente o hay reflejos), un plato que falta (está apagado) y pedidos que no llegan (un problema de conexión). Compruebe la conexión en el momento de mayor afluencia, no cuando el restaurante esté vacío.
Puesta en marcha
Empiece con unas pocas mesas o con un solo turno, mantenga abierta la opción de atender verbalmente y pregunte a su personal qué les ha molestado tras la primera noche. Amplíe el sistema una vez que los aspectos básicos funcionen sin problemas.
Una forma sencilla de comprobar si funciona es fijarse en tres aspectos al cabo de una semana: cuántos pedidos llegan a través del sistema, cuántos se corrigen manualmente y qué opinan el personal de cocina y los camareros. También puede comparar los planes con su número de mesas en la página de precios antes de tomar una decisión.