¿En qué consiste el sistema de pedidos mediante códigos QR?
El sistema de pedidos mediante código QR permite a los comensales del restaurante consultar el menú y realizar su pedido desde su propio teléfono. Cada mesa cuenta con un código QR. El comensal lo escanea, el menú se abre en el navegador y el pedido se envía directamente a la cocina. No interviene ningún camarero en el proceso de toma de pedidos, ni hay ninguna hoja de pedido en papel entre el comedor y la cocina.
A menudo se confunde con dos conceptos más sencillos, por lo que conviene ser preciso.
Menú QR, pedidos QR y pagos QR: ¿en qué se diferencian?
- Menú QR: el código abre un menú, normalmente un PDF o una página web, y nada más. Los clientes lo leen y, aun así, llaman a un camarero para hacer su pedido. Es la opción más económica y con la que comenzaron la mayoría de los restaurantes.
- Pedidos mediante código QR: el cliente realiza un pedido desde el teléfono y lo envía a la cocina. En la cocina lo ven en una pantalla. De esto trata esta guía.
- Pago mediante código QR: el cliente también paga desde el móvil. Algunos sistemas lo incluyen, mientras que otros dejan el pago en manos del camarero o de la caja registradora.
Si solo necesita que los clientes lean el menú, basta con un menú QR. Si desea tomar pedidos sin necesidad de que un camarero atienda cada uno de ellos, necesitará un sistema de pedidos, y este requiere una forma de transmitir los pedidos a la cocina. El resto de esta guía explica cómo funciona. Si está listo para configurarlo, siga paso a paso las instrucciones para crear un menú con código QR.
Cómo funciona el proceso de pedido mediante códigos QR, paso a paso
1. El huésped escanea el código QR
Cada mesa cuenta con su propio código, impreso en una tarjeta o en un soporte tipo «tent». El comensal abre la cámara del móvil y la enfoca hacia el código. Aparece un enlace; el comensal pulsa sobre él y el menú se abre en el navegador. No es necesario instalar nada.
2. El visitante elige un idioma
Los clientes internacionales eligen el idioma que mejor dominan. En Easy Restaurant, la carta está disponible en seis idiomas: inglés, italiano, francés, español, alemán y chino. Los nombres de los platos, las descripciones y los alérgenos se muestran en el idioma elegido.
3. El cliente introduce el PIN de la mesa
La tarjeta también incluye un código PIN corto. El cliente lo introduce una sola vez. Esto es lo que impide que alguien que no se encuentre en la mesa envíe pedidos utilizando una fotografía del código. El teléfono mantiene la sesión, por lo que al recargar la página o cambiar de aplicación no se le vuelve a solicitar.
4. El comensal echa un vistazo al menú
El menú muestra las categorías, los platos con sus descripciones y precios, así como los alérgenos presentes en cada plato. El restaurante puede ocultar los platos que no estén disponibles hoy, de modo que los comensales no puedan pedir algo de lo que la cocina se haya quedado sin existencias.
5. El cliente prepara y envía el pedido
El cliente añade platos al carrito, modifica las cantidades, añade una nota («sin cebolla»), revisa el pedido y lo envía. El restaurante también puede establecer el horario de apertura: cuando el restaurante está cerrado, el carrito no permite a los clientes enviar pedidos.
6. La cocina lo recibe
El pedido aparece en la pantalla de la cocina en tiempo real, con el número de mesa, los platos, las notas y la hora a la que se ha recibido. Nadie lo vuelve a escribir ni lo lee en voz alta. Vea cómo funciona un sistema de visualización en cocina y qué cambios supone para el funcionamiento de la misma.
7. El personal sigue las instrucciones hasta la mesa
La cocina marca el pedido como «en preparación» y, posteriormente, como «listo». El camarero comprueba que está listo, lo sirve y lo marca como «servido». Al finalizar la comida, el cliente paga en caja como de costumbre, y el camarero vuelve a preparar la mesa para que los siguientes clientes inicien una nueva sesión e introduzcan de nuevo el PIN.
Lo que ocurre entre bastidores
Un pedido pasa por cuatro estados: enviado, en preparación, listo y entregado. Cada estado se muestra en la pantalla de las personas que lo necesitan:
- Cocina: consulta los nuevos pedidos y los marca como «en preparación» y «listos».
- Camarero: comprueba qué pedidos están listos para servir y los marca como servidos
- Cajero: puede ver las cuentas pendientes de cada mesa cuando llega el momento de cobrar.
Las pantallas se actualizan en tiempo real, por lo que no es necesario actualizarlas manualmente. Por eso también es fundamental contar con una conexión a Internet estable: si se interrumpe la conexión Wi-Fi en el comedor o en la cocina, los pedidos no llegan. Compruebe la conexión en la propia sala y en el momento de mayor afluencia, no a las 10 de la mañana.
En qué se diferencian los empleados
El sistema de pedidos mediante códigos QR no hace que las personas dejen de estar en la sala. Lo que cambia es en qué dedican su tiempo:
- Dar la bienvenida a los invitados y mostrarles dónde se encuentra el código
- Respuestas a preguntas sobre platos, ingredientes y alérgenos
- Servir la comida, que es la parte del trabajo que los clientes realmente perciben
- Ayudar a los clientes que prefieren no utilizar el teléfono, tomando su pedido como hasta ahora
Basta con una breve sesión informativa antes del primer turno. Lo que el personal necesita saber sobre todo es dónde se encuentra la pantalla de la cocina, cómo marcar un pedido como servido y cómo dejar una mesa lista para el siguiente cliente.
Cuándo funciona bien el sistema de pedidos mediante códigos QR y cuándo no
Funciona especialmente bien en aquellos lugares donde la rapidez y el volumen son fundamentales: restaurantes informales, pizzerías, bares, locales de comida, terrazas concurridas y lugares con muchos turistas que necesitan el menú en su propio idioma.
Hay que prestar más atención en algunas situaciones:
- La gastronomía de alto nivel, en la que la conversación con el camarero forma parte de lo que el comensal paga. Muchos restaurantes de aquí cuentan con camareros para tomar nota de los pedidos y utilizan el sistema para la cocina y para informar sobre los alérgenos.
- Clientes a los que no les resulte cómodo utilizar el teléfono. Mantenga siempre la opción de que puedan hacer el pedido en voz alta.
- Lugares con señal de móvil o Wi-Fi débil. Solucione primero el problema de conexión.
Nada de esto es motivo para evitarlo. Es motivo para presentarlo como una opción y no como una norma.
Qué debe tener en cuenta a la hora de elegir un sistema de pedidos mediante códigos QR
No todas las plataformas están diseñadas de la misma manera. Los aspectos más importantes son:
- Sin aplicación ni cuenta para los clientes ocasionales, ya que cada paso adicional supone la pérdida de pedidos
- Una pantalla de cocina de verdad, no solo un correo electrónico o una copia impresa
- Idiomas y alérgenos por plato, lo cual es importante si atiende a turistas o trabaja bajo la normativa de la UE
- Una forma de impedir que se realicen pedidos por parte de personas que no se encuentran en la mesa, como, por ejemplo, un código PIN de mesa
- Precios transparentes: una cuota mensual fija o una comisión por cada pedido suponen un coste muy diferente
- Lo que no ofrece: pagos, integración con puntos de venta, entregas
Hemos recopilado estos aspectos en una lista de verificación sobre lo que hay que tener en cuenta a la hora de elegir un sistema de pedidos mediante códigos QR.
Conclusión
El sistema de pedidos mediante códigos QR es una idea sencilla: el cliente realiza el pedido, la cocina lo recibe y el camarero lo sirve. No es magia y no resulta adecuado para todos los restaurantes, pero, en la mayoría de los locales informales y de gama media, elimina la parte del servicio más lenta y con mayor riesgo de errores. Empiece con unas pocas mesas, pruébelo en una franja horaria de mucha afluencia, mantenga la opción de pedir verbalmente y amplíe su uso una vez que su personal se sienta cómodo. Para saber de dónde proceden los errores que elimina este sistema, lea cómo reducir los errores en los pedidos de su restaurante.