QR-Code-Bestellsystem für Restaurants: Worauf es ankommt

Beginnen Sie mit dem, was Sie tatsächlich benötigen

Das „QR-Code-Bestellsystem“ wird für drei verschiedene Produkte verwendet, und wenn man diese so vergleicht, als wären sie identisch, kommt es dazu, dass Restaurants am Ende für das Falsche bezahlen:

• Ein QR-Menü: ein Code, über den sich die Speisekarte öffnen lässt. Die Gäste scannen ihn ein und rufen dennoch einen Kellner herbei. Kostengünstig, und viele Tools sind kostenlos.
• Bestellung per QR-Code: Die Gäste stellen ihre Bestellung über das Smartphone zusammen, und diese wird an die Küche weitergeleitet. Dies ist das System, das die meisten Restaurants damit meinen.
• Bestellung mit Bezahlung: Der Gast bezahlt ebenfalls per Telefon. Dies bringt zusätzliche Gebühren, zusätzliche Regeln und weitere Dinge mit sich, die schiefgehen können.

Entscheiden Sie sich, welche der drei Optionen Sie wählen möchten. Falls Sie sich nicht sicher sind, wie die Bestellung in der Praxis abläuft, lesen Sie bitte zunächst nach, wie die Bestellung per QR-Code funktioniert, und kehren Sie dann hierher zurück.

Eine Checkliste für die Auswahl

1. Keine App und kein Konto für Gäste

Jeder Schritt vor der Bestellung führt zu Bestellausfällen, und zwar gerade in den geschäftigsten Momenten. Das beste System ist das, das der Gast ganz unbefangen nutzt: scannen, auswählen, absenden. Stellen Sie sicher, dass die Speisekarte im Browser des Smartphones geöffnet wird und dass sich niemand registrieren muss.

2. Ein echter Küchenvorhang

Bestellungen müssen an einer Stelle eingehen, die von der Küche aus einsehbar ist. Ein Bildschirm mit der Tischnummer, den Gerichten und den Anmerkungen ist das Minimum. Erkundigen Sie sich, welche Funktionen die Küche bei einer Bestellung nutzen kann: als „in Zubereitung“ markieren, als „fertig“ markieren und ob der Kellner die Änderung sieht. Ein System, das lediglich eine E-Mail versendet, ist lediglich ein Menü mit zusätzlichen Schritten.

3. Schutz vor Anordnungen von Personen, die nicht am Verhandlungstisch sitzen

Wenn lediglich ein QR-Code benötigt wird, reicht ein Foto davon aus, um Bestellungen von überall aus zu übermitteln, und in der Praxis kommt es tatsächlich vor: Streiche, Bestellungen vom Bürgersteig vor dem Lokal, versehentliche Bestellungen vom falschen Tisch. Fragen Sie, wie das System dies verhindert. Eine auf der Karte aufgedruckte Tisch-PIN ist eine einfache Antwort: Der Gast muss am Tisch sitzen, um sie lesen zu können.

4. Sprachen

Wenn Sie Touristen begrüßen, muss die Speisekarte in deren Sprache lesbar sein – und zwar nicht nur die umgebende Seite, sondern auch die Namen der Gerichte, die Beschreibungen und die Angaben zu Allergenen. Erkundigen Sie sich, welche Sprachen unterstützt werden und ob die Übersetzungen automatisch erfolgen oder manuell eingegeben werden. Falls es sich um automatische Übersetzungen handelt, vergewissern Sie sich, dass Sie diese korrigieren können.

5. Allergene pro Gericht

Für Restaurants in der EU müssen die 14 in der Verordnung 1169/2011 aufgeführten Allergene den Gästen zugänglich gemacht werden. Das System sollte es Ihnen ermöglichen, jedes Gericht zu kennzeichnen und die Allergene in der Sprache des Gastes anzuzeigen, bevor die Bestellung aufgegeben wird. Seien Sie skeptisch gegenüber Aussagen wie „vollständige Konformität garantiert“: Die Verantwortung für die Richtigkeit der Angaben liegt bei Ihnen.

6. Aufgabenbereiche für Ihre Mitarbeiter

Küche, Servicepersonal und Kassierer benötigen unterschiedliche Bildschirmanzeigen. Erkundigen Sie sich, wie viele Mitarbeiterkonten Sie anlegen können, ob Sie ein Konto sofort deaktivieren können, wenn jemand das Unternehmen verlässt, und welche Informationen die einzelnen Rollen einsehen und ändern dürfen.

7. Wie mit Tabellen umgegangen wird

Am Ende der Mahlzeit muss der Tisch abgeräumt werden: Die alte Sitzung wird beendet, und die nächsten Gäste beginnen eine neue. Prüfen Sie, wie dies geschieht und wer dafür zuständig ist. Andernfalls könnten die nächsten Gäste den Wagen und die Bestellungen der Gäste übernehmen, die zuvor dort gesessen haben.

8. Preisgestaltung und deren Aufbau

Vergleichen Sie die Gesamtkosten, nicht die Zahl in der Überschrift:

• Eine monatliche Pauschalgebühr ist planbar
• Eine Provision für jede Bestellung steigt mit Ihrem Erfolg
• Preise pro Tabelle oder pro Funktion können die Rechnung verdoppeln, wenn Sie das hinzufügen, was Sie tatsächlich benötigen
• Eine Einrichtungsgebühr, Hardwarekosten oder eine Mindestlaufzeit sollten vor der Unterzeichnung genannt werden

Erkundigen Sie sich nach den Kosten für die von Ihnen gewünschte Anzahl an Tischen über ein Jahr hinweg.

9. Integrationen und was nicht integriert ist

Erkundigen Sie sich direkt nach Ihrem Kassensystem und Ihrer Buchhaltungssoftware. Falls diese nicht miteinander integriert sind, fragen Sie nach, was das in der Praxis bedeutet: Möglicherweise müssen Sie den Tagesumsatz manuell eingeben, was für einen kleinen Betrieb akzeptabel, für einen großen jedoch mühsam ist.

10. Was geschieht, wenn Sie das Unternehmen verlassen?

Fragen Sie nach, ob Sie Ihr Menü exportieren können und wie Sie den Vertrag kündigen können. Ein System, das Ihr Menü als Geisel hält, ist ein Kostenfaktor, der in der Preisliste nicht aufgeführt ist.

Fragen, die Sie jedem Anbieter stellen sollten

Drucken Sie diese aus und stellen Sie die Fragen während der Vorführung laut:

• Was sieht ein Gast vom Scannen bis zum Absenden der Bestellung?
• Was hält jemanden, der nicht am Tisch sitzt, davon ab, eine Bestellung aufzugeben?
• Was nimmt die Küche wahr, und was kann sie daraus machen?
• Was geschieht, wenn die WLAN-Verbindung während des Dienstes unterbrochen wird?
• Wie hoch sind die Kosten für meine Anzahl an Tischen über zwölf Monate, alles inklusive?
• Wie gehe ich vor, und was behalte ich?
• Welche Sprachen und Allergene werden unterstützt, und wer erstellt die Übersetzungen?
• Was kann es nicht?

Die letzte Frage ist die aufschlussreichste. Ein Anbieter, der sagen kann, was das Produkt nicht leistet, ist in der Regel ein Anbieter, dem man in Bezug auf dessen Leistungsfähigkeit vertrauen kann.

Warnzeichen

• Eine Vorführung, bei der die Küchenseite nicht gezeigt wird
• Preise, die erst angezeigt werden, nachdem Sie Ihre Telefonnummer angegeben haben
• „Unbegrenzt“ – etwas mit einer Fußnote
• Es gibt keine Möglichkeit, das Produkt vor dem Kauf zu testen
• Versprechen steigender Umsätze ohne Zahlen und ohne Quellenangabe

Wo Easy Restaurant ins Bild passt

Um es ganz klar zu sagen, da Sie dies auf der entsprechenden Website lesen: Easy Restaurant ist ein QR-Code-Bestellsystem für Restaurants. Die Gäste scannen den Code, wählen eine von sechs Sprachen aus, geben die Tisch-PIN ein und geben ihre Bestellung auf. Die Bestellungen werden in Echtzeit an die Bildschirme in der Küche, beim Servicepersonal und an der Kasse weitergeleitet. Zu jedem Gericht werden die darin enthaltenen Allergene in der Sprache des Gastes angezeigt. Sie richten für jede Rolle Mitarbeiterkonten ein und können diese jederzeit deaktivieren.

Was das Programm nicht leistet: Es nimmt keine Zahlungen von Gästen entgegen (diese bezahlen an der Kasse), es lässt sich nicht in ein Kassensystem integrieren und benötigt eine Internetverbindung. Die Tarife basieren auf einer monatlichen Pauschalgebühr ab 49,99 Euro (Base: ein Standort, bis zu 20 Tische, 5 Mitarbeiterkonten plus Kassierer), 69,99 Euro (Premium: unbegrenzte Anzahl an Tischen und Mitarbeitern) sowie 199,99 Euro (Enterprise: mehrere Standorte), und es gibt eine 14-tägige kostenlose Testphase. Die Details finden Sie auf der Preisseite.

Sollten Sie zu dem Schluss kommen, dass ein anderes System besser zu Ihnen passt, gilt die obige Checkliste weiterhin.

Testen Sie das Angebot zwei Wochen lang, bevor Sie sich entscheiden

Wofür Sie sich auch entscheiden, testen Sie es unter realen Bedingungen:

1. Stellen Sie ein paar Tische auf und servieren Sie Ihre eigentliche Speisekarte, nicht nur eine Auswahl.
2. Setzen Sie es an Ihrem geschäftigsten Tag ein, nicht an einem ruhigen Dienstag
3. Fragen Sie das Küchenpersonal und die Kellner, was sie gestört hat, und nicht nur, was gut funktioniert hat
4. Sehen Sie sich an, welche Gäste Schwierigkeiten hatten und warum
5. Behalten Sie die mündliche Option für alle bei, die diese bevorzugen

Nach zwei Wochen werden Sie mehr wissen, als Ihnen jede Vergleichstabelle vermitteln kann. Wenn Sie die einzelnen Schritte sehen möchten, folgen Sie der Anleitung zur Erstellung eines QR-Code-Menüs in sieben Schritten.