QR-Code-Speisekarte für Ihr Restaurant erstellen (7 Schritte)

Was ist eine QR-Code-Speisekarte?

Eine QR-Code-Speisekarte ist eine Speisekarte, die Gäste durch das Scannen eines Codes mit ihrer Handykamera öffnen. Der Code ist auf einer Karte oder einem Aufkleber an jedem Tisch aufgedruckt. In ihrer einfachsten Form öffnet sich eine Seite oder eine PDF-Datei zum Lesen. In einem vollständigen System öffnet es eine Speisekarte, in der der Gast zudem Gerichte in einen Warenkorb legen und die Bestellung an die Küche senden kann. Dieser Leitfaden behandelt die vollständige Version, wobei jeder Schritt auch dann funktioniert, wenn Sie lediglich die Speisekarte nutzen möchten.

Wenn Sie den gesamten Ablauf verstehen möchten, bevor Sie beginnen, lesen Sie bitte nach, wie die Bestellung per QR-Code funktioniert.

Was Sie benötigen

Sie benötigen weder technische Kenntnisse noch spezielle Hardware. Sie benötigen:

• Ein Smartphone oder ein Laptop zur Erstellung des Menüs
• Eine Druckerei oder eine Druckerei für die Tischkarten
• Ein Tablet, ein Monitor oder ein Smartphone in der Küche, um eingehende Bestellungen anzuzeigen
• Eine zuverlässige Internetverbindung im Esszimmer und in der Küche

Schritt 1: Erstellen Sie Ihre digitale Speisekarte

Erstellen Sie das Menü in Ihrem Dashboard, beginnend mit den Kategorien (Vorspeisen, Hauptgerichte, Desserts, Getränke) und anschließend den jeweiligen Gerichten in jeder Kategorie.

Geben Sie für jedes Gericht Folgendes ein:

• Der Name und eine kurze Beschreibung. Zwei oder drei Zeilen reichen aus: Geben Sie an, was das Gericht enthält und wie es zubereitet wird.
• Der Preis
• Die darin enthaltenen Allergene
• Ein Foto, falls Sie ein gutes haben
• Ob es heute verfügbar ist: Schalten Sie Gerichte aus, wenn sie aufgebraucht sind, anstatt sie zu löschen

Verfassen Sie Beschreibungen so, als würden Sie das Gericht einem Gast erklären, der noch nie in Ihrem Restaurant war. „Tagliatelle mit sechs Stunden lang gekochtem Rindfleisch-Ragù und gereiftem Parmigiano“ sagt dem Gast mehr als „köstliche Pasta“. Fotos sollten Sie nur hinzufügen, wenn sie gut sind; ein schlechtes Foto schadet mehr als gar keines.

Schritt 2: Kennzeichnen Sie die Allergene

Wenn Sie in der EU Speisen servieren, müssen Sie Ihre Gäste über die 14 in der Verordnung (EU) Nr. 1169/2011 aufgeführten Allergene informieren. Kennzeichnen Sie jedes Gericht einzeln mit den darin enthaltenen Allergenen und bitten Sie die Küche, die Liste mit dem tatsächlichen Rezept abzugleichen.

Eine digitale Speisekarte ist hilfreich, da eine Änderung nur einmal vorgenommen werden muss und jeder Gast sie beim nächsten Aufrufen sieht: Wenn sich ein Rezept ändert und nun Nüsse enthält, aktualisieren Sie das Gericht, und die alten Angaben verschwinden. Dies ersetzt jedoch nicht das Gespräch mit der Küche, wenn ein Gast an einer schweren Allergie leidet: Die Speisekarte dient als Unterstützung für Ihr Personal, nicht als Ersatz dafür. Die vollständigen Vorschriften finden Sie im Leitfaden zu den EU-Allergenvorschriften für Restaurants.

Schritt 3: Sprachen hinzufügen

Wenn Sie internationale Gäste haben, bieten Sie die Speisekarte in deren Sprachen an. Easy Restaurant unterstützt sechs Sprachen: Englisch, Italienisch, Französisch, Spanisch, Deutsch und Chinesisch. Sie verfassen die Speisekarte in Ihrer eigenen Sprache, und die anderen Sprachen können per automatischer Übersetzung ergänzt werden. Lesen Sie das Ergebnis vor der Veröffentlichung durch, insbesondere die Namen der Gerichte und alle Angaben zu den Zutaten: Die automatische Übersetzung ist ein guter erster Entwurf, jedoch kein endgültiger Text.

Die Bezeichnungen der Allergene werden auch in der Sprache des Gastes angezeigt, sodass ein deutscher Gast „Erdnüsse“ und nicht „Arachidi“ liest.

Schritt 4: Erstellen Sie die QR-Karten für die Tabelle

Sobald die Speisekarte fertig ist, erstellen Sie die Karten für Ihre Tische. Jede Karte ist für einen bestimmten Tisch vorgesehen, sodass die Küche stets weiß, von welchem Tisch eine Bestellung stammt. Unter Easy Restaurant laden Sie alle Karten zusammen als ZIP-Datei herunter und bringen diese zu einer Druckerei. Auf jeder Karte sind folgende Angaben zu sehen:

• Der Name Ihres Restaurants
• Der QR-Code
• Die Tabellennummer
• Eine 6-stellige PIN

Die PIN ist der Code, den die Gäste nach dem Scannen einmalig eingeben. Dadurch wird sichergestellt, dass Bestellungen nur von Personen aufgegeben werden, die am Tisch sitzen: Ein Foto des Codes reicht nicht aus. Wenn der Kellner den Tisch am Ende der Mahlzeit zurücksetzt, beginnen die nächsten Gäste eine neue Sitzung und geben die PIN erneut ein.

Praktische Tipps zum Drucken:

• Verwenden Sie laminierte Karten oder Aufsteller: Diese halten verschütteten Flüssigkeiten und dem Abwischen stand
• Legen Sie die Karte so hin, dass ein sitzender Gast sie einlesen kann, ohne sich vorbeugen zu müssen
• Fügen Sie unter dem Code eine Zeile ein, zum Beispiel: „Scannen Sie den Code, um das Menü anzuzeigen und zu bestellen“
• Drucken Sie einige Ersatzkarten aus und testen Sie jede davon vor der Inbetriebnahme mit mindestens zwei verschiedenen Mobiltelefonen.

Schritt 5: Einbau des Küchenfliegengitters

Bestellungen müssen auf einem Bildschirm in der Küche ankommen, nicht auf einem Drucker. Öffnen Sie den Mitarbeiterbereich auf einem Tablet oder einem Monitor, melden Sie sich mit dem Küchenkonto an und platzieren Sie den Bildschirm so, dass die Köche ihn von ihrem Arbeitsplatz aus sehen können.

Legen Sie im Dashboard die Mitarbeiterkonten an: eines für die Küche, eines für jeden Kellner und eines für den Kassierer. Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, deaktivieren Sie das Konto, wodurch der Zugriff sofort gesperrt wird.

Sobald die Bestellung eintrifft, markiert die Küche diese zunächst als „in Zubereitung“ und anschließend als „fertig“. Der Kellner sieht, dass die Bestellung fertig ist, und serviert sie. Weitere Informationen zur Arbeitsabläufe in der Küche finden Sie im Artikel über die Funktionsweise eines Küchenanzeigesystems.

Schritt 6: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter

Die Bestellung per QR-Code verändert die Aufgaben des Kellners, nicht jedoch die Frage, ob ein Kellner benötigt wird. Eine kurze Einweisung reicht aus, die folgende Punkte abdeckt:

• So begrüßen Sie Ihre Gäste und weisen sie auf die Karte hin
• Wo sich der Küchenbildschirm befindet und wie man eine Bestellung als serviert markiert
• Was Sie tun sollten, wenn ein Gast seine Bestellung lieber mündlich aufgeben möchte: Nehmen Sie die Bestellung entgegen und geben Sie sie, sofern möglich, für ihn ein.
• So räumen Sie einen Tisch nach dem Essen ab

Schritt 7: Führen Sie einen Testdienst aus

Bevor Sie das System für alle zugänglich machen, testen Sie den gesamten Ablauf gemeinsam mit Ihrem Team:

1. Setzen Sie sich an einen Tisch, scannen Sie die Karte ein und geben Sie die PIN ein
2. Durchsuchen Sie die Speisekarte in zwei Sprachen
3. Gerichte hinzufügen, eine Notiz verfassen und die Bestellung absenden
4. Bitte überprüfen Sie, ob die Bestellung auf dem Bildschirm in der Küche mit der richtigen Tischnummer angezeigt wird, und notieren Sie dies
5. Markieren Sie die Bestellung als „fertig“ und „serviert“ und vergewissern Sie sich, dass der Kellner das Wechselgeld sieht
6. Setzen Sie die Tabelle zurück und überprüfen Sie, ob bei einem neuen Scan erneut die PIN abgefragt wird.

Probleme, die am ersten Tag am häufigsten auftreten: Ein Code, der nicht gescannt werden kann (er ist zu klein, die Druckqualität ist schlecht oder es gibt Reflexionen), eine Speise, die fehlt (sie ist deaktiviert), und Bestellungen, die nicht eintreffen (ein Verbindungsproblem). Testen Sie die Verbindung zur Hauptzeit und nicht in einem leeren Restaurant.

Inbetriebnahme

Beginnen Sie mit einigen Tischen oder einem Service, lassen Sie die Möglichkeit der mündlichen Bestellung offen und fragen Sie Ihre Mitarbeiter nach dem ersten Abend, was sie gestört hat. Erweitern Sie das System, sobald die Grundlagen reibungslos funktionieren.

Eine einfache Möglichkeit, um festzustellen, ob das System funktioniert, besteht darin, nach einer Woche drei Aspekte zu betrachten: Wie viele Bestellungen gehen über das System ein, wie viele werden manuell korrigiert und was sagen Ihre Küchenmitarbeiter und Kellner dazu? Sie können die Tarife außerdem auf der Preisseite mit Ihrer Tischanzahl vergleichen, bevor Sie eine Entscheidung treffen.