Cosa significa davvero "efficienza" nel settore della ristorazione
Un ristorante efficiente serve il piatto giusto al tavolo giusto, in modo rapido e corretto, riducendo al minimo gli sprechi di tempo, cibo e fatica. Non si tratta di mettere fretta alle persone. I team che lavorano di fretta commettono errori, e gli errori sono la forma più costosa di inefficienza: un piatto che va rifatto comporta un costo in termini di ingredienti, manodopera e pazienza dell’ospite.
Il costo del personale è una delle voci di spesa più consistenti per la maggior parte dei ristoranti, che solitamente rappresenta tra un quarto e un terzo del fatturato, e trovare personale qualificato è difficile. Assumere più persone per far fronte a un aumento del volume di lavoro è costoso e non sempre risolve il vero problema. L’alternativa è rendere il lavoro stesso più fluido, in modo che lo stesso team possa gestire un servizio intenso con meno stress.
Ecco otto cambiamenti efficaci, elencati più o meno in ordine di difficoltà, dal più facile al più difficile. Non provarli tutti in una volta: scegline uno o due, valuta i risultati e poi vai avanti.
1. Accettare ordini senza la fase di trascrizione
Impatto: elevato | Impegno: basso
In un servizio tradizionale, un ordine percorre una lunga catena: l’ospite decide, il cameriere ascolta, il cameriere annota o memorizza, il cameriere si reca alla cassa o in cucina, e l’ordine viene inserito nel sistema o comunicato a voce. Ogni fase rappresenta un punto in cui qualcosa può essere frainteso, dimenticato o ritardato, e il cameriere rimane bloccato mentre ciò accade.
Con gli ordini tramite codice QR la catena operativa è più breve: l’ospite sceglie, l’ospite invia, la cucina riceve. I camerieri non devono più dedicare tempo alla presa delle comande e possono concentrarsi sul servizio e sugli ospiti. Non è una soluzione adatta a tutti i tavoli o a tutti i ristoranti, quindi è bene mantenere l’opzione verbale, ma per i locali informali e affollati elimina il principale fattore di ritardo in sala.
2. Sostituire i biglietti cartacei con uno schermo da cucina
Impatto: elevato | Impegno: basso
I biglietti cartacei si perdono facilmente, sono difficili da leggere e non forniscono alcuna informazione. Uno schermo in cucina mostra ogni ordine nel momento stesso in cui arriva, indicando il tavolo, i piatti e le note, e la cucina può contrassegnare ogni ordine come “in preparazione” o “pronto”.
Questo mette fine alle discussioni sulla grafia, agli ordini che sfuggono di mano e alle domande del tipo “Il tavolo 7 ha ordinato la salsa?”. Inoltre, avvisa il cameriere quando un piatto è pronto, così il cibo non rimane ad aspettare sotto la lampada riscaldante. Maggiori informazioni su questo argomento nella nostra guida ai sistemi di visualizzazione per la cucina.
3. Organizzare il servizio per sezione
Impatto: medio | Impegno: basso
Invece di assegnare i camerieri a tavoli sparsi qua e là, dividete la sala in sezioni e affidatene una a ciascun cameriere. Un cameriere responsabile di una sezione cammina meno, si accorge prima degli ospiti che hanno bisogno di qualcosa e non può dire “quello non era il mio tavolo”.
Cerca di bilanciare le sezioni in base al numero di posti a sedere e alla distanza dalla cucina, e modificale quando cambia il numero degli ospiti. All’inizio provaci su carta; non serve seguire alcun schema preciso.
4. Standardizzare la preparazione
Impatto: medio | Impegno: medio
Le cucine più efficienti non sono quelle con i cuochi più talentuosi, bensì quelle in cui ogni piatto viene preparato sempre allo stesso modo. Per ogni piatto, annota i passaggi, le dosi, la presentazione e il tempo previsto.
Questo non limita la creatività. Significa semplicemente che un piatto richiede all’incirca lo stesso tempo sia di martedì che di sabato, che un cuoco alle prime armi può impararlo rapidamente e che la cucina può comunicare alla sala quanto tempo ci vorrà effettivamente per prepararlo.
Prepara in anticipo tutto ciò che non perde di qualità con l'attesa: salse, verdure tagliate, ingredienti già porzionati. Controlla ogni mattina cosa sta finendo, così non te ne accorgerai nel bel mezzo del pranzo.
5. Semplificare il menu
Impatto: elevato | Impegno: medio
Un menu troppo lungo è lento da leggere, lento da preparare, lento da rifornire e pieno di piatti che quasi nessuno ordina. Guarda cosa si vende nel corso di un mese. I piatti che si vendono raramente, richiedono molto tempo e necessitano di ingredienti che non vengono utilizzati in nessun altro piatto sono i primi da eliminare.
Un menu più breve non deve necessariamente essere di qualità inferiore. Di solito comporta meno sprechi alimentari, una cucina più efficiente e un team che conosce bene ogni piatto. Un menu digitale semplifica il tutto, perché permette di disattivare alcuni piatti per un determinato servizio senza dover stampare nulla.
6. Adeguare i turni alla domanda
Impatto: medio | Impegno: medio
Molti ristoranti organizzano la preparazione e il servizio in fasce orarie distinte, e il passaggio da una all’altra è il momento in cui la cucina è più sotto pressione. Analizza le tue ore di punta effettive e organizza i turni di conseguenza.
Spesso è più efficace adottare un approccio scaglionato: un piccolo team inizia i preparativi in anticipo, altro personale arriva poco prima del primo picco di affluenza, la sovrapposizione di turni copre il picco e il personale se ne va una volta terminato. Basati sui tuoi dati relativi ai tempi di riempimento dei tavoli, non su un’abitudine ereditata dal precedente proprietario.
7. Preparati all’afflusso prima che inizi
Impatto: medio | Impegno: basso
La causa più comune di un servizio scadente non è la fretta in sé, ma il fatto di non essere preparati ad affrontarla. Prima del periodo di punta:
- Verificate che ogni postazione disponga di tutto il necessario per la prima ora
- Assicurati che i tavoli siano apparecchiati e che il cassiere sia pronto
- Informare il team sulle specialità del giorno e su eventuali prodotti esauriti
- Decidete chi si occupa di cosa, in modo che nessuno debba aspettare istruzioni nel bel mezzo del servizio
Una volta superata la frenesia, dedica cinque minuti a prendere nota di ciò che non ha funzionato, finché il ricordo è ancora fresco. Questi appunti valgono più di qualsiasi rapporto. Per quanto riguarda il pranzo, in particolare, leggi “Efficienza nel servizio del pranzo: 8 strategie per servire più velocemente”.
8. Misurare quattro valori ogni settimana
Impatto: elevato | Impegno: basso, continuativo
Ciò che non si misura non si può migliorare. Ogni settimana, annota:
- Tempo di rotazione dei tavoli: dall'accoglienza al pagamento
- Tempo dall'ordine al tavolo: dal momento in cui viene inviata l'ordinazione a quando il cibo arriva in tavola
- Piatti rifatti o restituiti: quanti e perché
- Ricavi per ora di lavoro: ricavi divisi per le ore lavorate
Questi quattro numeri ti indicano se un cambiamento ha sortito effetto. Osserva l'andamento nel corso di diverse settimane: un sabato fiacco non significa nulla, tre sabati fiacchi di fila invece sì.
Mettiamo tutto insieme
Nessuna di queste otto modifiche è di per sé significativa, ma nel loro insieme fanno la differenza: le ordinazioni arrivano in cucina più velocemente, la cucina commette meno errori, i camerieri dedicano più tempo agli ospiti e il personale sa cosa aspettarsi. Per un esempio concreto di una delle principali fonti di spreco, scopri come ridurre gli errori nelle ordinazioni nel tuo ristorante.
Da dove cominciare
Inizia con il cambiamento che affronta la tua perdita maggiore. Se le comande sono lente e errate, inizia dai punti 1 e 2. Se la cucina è sovraccarica, inizia dai punti 4 e 5. Se il servizio è irregolare durante la giornata, inizia dai punti 6 e 7. Qualunque cosa tu scelga, annota prima i quattro numeri, così tra un mese saprai se ha funzionato.
Easy Restaurant copre i primi due aspetti: gli ordini tramite codice QR e le schermate della cucina, dei camerieri e dei cassieri. I piani partono da 49,99 euro al mese, con una prova gratuita di 14 giorni. Il resto è una questione di organizzazione, e nessuno strumento può farlo al posto tuo.