Qué significa realmente la eficiencia en un restaurante
Un restaurante eficiente lleva el plato adecuado a la mesa correcta, de forma rápida y correcta, con el menor desperdicio posible de tiempo, comida y esfuerzo. No se trata de meter prisa a la gente. Los equipos que trabajan con prisas cometen errores, y los errores son el tipo de ineficiencia más costosa: un plato que hay que volver a preparar supone un gasto en ingredientes, mano de obra y la paciencia del comensal.
La mano de obra es uno de los mayores gastos para la mayoría de los restaurantes, y suele representarse entre una cuarta parte y un tercio de los ingresos; además, es difícil encontrar personal cualificado. Contratar a más personas para hacer frente a un mayor volumen de trabajo resulta costoso y no siempre resuelve el problema real. La alternativa consiste en optimizar el trabajo en sí mismo, de modo que el mismo equipo pueda gestionar un servicio con mucha afluencia de clientes con menos estrés.
A continuación le presentamos ocho cambios que dan resultado, ordenados, a grandes rasgos, de más fácil a más difícil. No los pruebe todos a la vez: elija uno o dos, evalúe los resultados y, a continuación, continúe.
1. Aceptar pedidos sin necesidad de transcribirlos
Impacto: alto | Esfuerzo: bajo
En un servicio tradicional, un pedido recorre una larga cadena: el cliente decide, el camarero escucha, el camarero anota o memoriza, el camarero se dirige a la caja o a la cocina, y el pedido se introduce en el sistema o se comunica verbalmente. Cada paso supone un punto en el que algo se puede malinterpretar, olvidar o retrasar, y el camarero queda ocupado mientras esto ocurre.
Con el sistema de pedidos mediante códigos QR, el proceso es más ágil: el comensal elige, el comensal envía el pedido y la cocina lo recibe. Los camareros dejan de dedicar su tiempo a tomar pedidos y lo emplean en servir y atender a los comensales. No es una opción adecuada para todas las mesas ni para todos los restaurantes, por lo que conviene mantener la opción verbal; sin embargo, en locales informales y con mucha afluencia, elimina el mayor factor de retraso en el comedor.
2. Sustituya los tickets de papel por una pantalla de cocina
Impacto: alto | Esfuerzo: bajo
Las notas en papel se pierden fácilmente, son difíciles de leer y no aportan ninguna información. Una pantalla en la cocina muestra cada pedido en el momento en que llega, indicando la mesa, los platos y las notas, y desde la cocina se puede marcar cada pedido como «en preparación» o «listo».
Esto pone fin a las discusiones sobre la letra manuscrita, los pedidos que se pierden por el camino y preguntas del tipo «¿Ha pedido salsa la mesa 7?». Además, avisa al camarero cuando un plato está listo, de modo que la comida no se queda esperando bajo la lámpara de calor. Encontrará más información al respecto en nuestra guía sobre sistemas de visualización para cocinas.
3. Organizar el servicio por secciones
Impacto: medio | Esfuerzo: bajo
En lugar de asignar a los camareros a mesas dispersas, divida el local en secciones y asigne una a cada camarero. Un camarero que se encargue de una sección camina menos, se da cuenta antes de que los clientes necesiten algo y no puede decir «esa no era mi mesa».
Procure que las secciones estén equilibradas en cuanto al número de plazas y la distancia a la cocina, y modifíquelas cuando cambie el número de comensales. Hágalo primero sobre el papel; no hace falta seguir ningún sistema.
4. Estandarizar la preparación
Impacto: medio | Esfuerzo: medio
Las cocinas más eficientes no son aquellas que cuentan con los cocineros más talentosos. Son aquellas en las que cada plato se elabora siempre de la misma manera. Para cada plato, anote los pasos, la ración, la presentación y el tiempo previsto.
Esto no limita la creatividad. Significa que un plato lleva aproximadamente el mismo tiempo tanto un martes como un sábado, que un cocinero novel puede aprender a prepararlo rápidamente y que la cocina puede indicar al comedor cuánto tiempo llevará realmente prepararlo.
Prepare con antelación todo aquello que no pierda calidad al dejarlo reposar: salsas, verduras troceadas, ingredientes ya racionados. Compruebe cada mañana qué se está acabando, para no darse cuenta de ello en mitad de la comida.
5. Simplifique el menú
Impacto: alto | Esfuerzo: medio
Una carta extensa tarda en leerse, en prepararse y en reponerse, y está llena de platos que casi nadie pide. Analice qué se vende a lo largo de un mes. Los platos que se venden en contadas ocasiones, que requieren mucho tiempo de preparación y que necesitan ingredientes que no se utilizan en ningún otro plato son los primeros candidatos a ser eliminados.
Un menú más breve no tiene por qué ser de menor calidad. Por lo general, implica menos desperdicio de alimentos, una cocina más ágil y un equipo que conoce bien cada plato. Un menú digital facilita esta tarea, ya que permite desactivar platos para un turno sin necesidad de imprimir nada.
6. Adaptar los turnos a la demanda
Impacto: medio | Esfuerzo: medio
Muchos restaurantes organizan la preparación y el servicio en franjas horarias independientes, y la transición entre ambas es el momento en el que la cocina se ve más desbordada. Analice cuáles son sus horas de mayor actividad y organice su horario en función de ellas.
A menudo, un sistema escalonado funciona mejor: un equipo reducido comienza los preparativos con antelación, se incorpora más personal justo antes de la primera hora punta, el solapamiento de turnos cubre el pico de actividad y el personal se retira una vez que este ha pasado. Utilice sus propios datos sobre cuándo se llenan las mesas, no una costumbre heredada del anterior propietario.
7. Prepárese para la hora punta antes de que comience
Impacto: medio | Esfuerzo: bajo
La causa más habitual de un mal servicio no es el ajetreo en sí mismo, sino no estar preparado para afrontarlo. Antes de la temporada alta:
- Compruebe que cada estación disponga de todo lo necesario para la primera hora
- Asegúrese de que las mesas estén preparadas y de que el cajero esté listo
- Informe al equipo sobre los platos del día y sobre cualquier producto que se haya agotado
- Decida quién se encarga de qué, para que nadie tenga que esperar a recibir instrucciones en pleno servicio
Una vez que haya pasado el ajetreo, dedique cinco minutos a anotar lo que ha salido mal mientras aún lo tenga fresco en la memoria. Estas notas tienen más valor que cualquier informe. En lo que respecta al almuerzo en particular, lea «Eficiencia en el servicio del almuerzo: 8 estrategias para servir más rápido».
8. Mida cuatro valores cada semana
Impacto: alto | Esfuerzo: bajo, continuo
Lo que no se mide, no se puede mejorar. Cada semana, anote:
- Tiempo de rotación de las mesas: desde que el cliente se sienta hasta que paga
- Tiempo desde el pedido hasta la mesa: desde que se envía el pedido hasta que la comida llega a la mesa
- Platos reenviados o devueltos: cuántos y por qué
- Ingresos por hora de trabajo: ingresos divididos entre las horas trabajadas
Estas cuatro cifras le indican si un cambio ha surtido efecto. Observe la tendencia a lo largo de varias semanas: un sábado con poca actividad no indica nada, pero tres sábados consecutivos con poca actividad sí que son reveladores.
Poniéndolo todo en su sitio
Ninguno de estos ocho cambios es drástico por sí solo, pero, en conjunto, marcan la diferencia: los pedidos llegan antes a la cocina, en la cocina se cometen menos errores, los camareros dedican más tiempo a los clientes y el equipo sabe qué esperar. Si desea ver un ejemplo práctico de una de las principales fuentes de desperdicio, consulte cómo reducir los errores en los pedidos de su restaurante.
Por dónde empezar
Empiece por el cambio que aborde su mayor pérdida. Si los pedidos se retrasan o se cometen errores, comience por el 1 y el 2. Si la cocina está sobrecargada, comience por el 4 y el 5. Si el servicio es irregular a lo largo del día, comience por el 6 y el 7. Sea cual sea su elección, anote primero los cuatro números, de modo que, al cabo de un mes, sepa si ha funcionado.
Easy Restaurant abarca los dos primeros aspectos: los pedidos mediante código QR y las pantallas de cocina, de los camareros y de caja. Los planes tienen un precio a partir de 49,99 euros al mes, con un periodo de prueba gratuito de 14 días. El resto es cuestión de organización, y ninguna herramienta puede hacerlo por usted.