Was Effizienz in der Gastronomie wirklich bedeutet
Ein effizientes Restaurant bringt die richtigen Speisen schnell und korrekt an den richtigen Tisch – und das mit möglichst wenig Zeit-, Lebensmittel- und Arbeitsaufwand. Es geht nicht darum, die Gäste zur Eile zu drängen. Gehetzte Teams machen Fehler, und Fehler sind die teuerste Form der Ineffizienz: Ein Gericht, das zweimal zubereitet werden muss, kostet nicht nur die Zutaten und die Arbeitskraft, sondern auch die Geduld des Gastes.
Personalkosten stellen für die meisten Restaurants einen der größten Kostenfaktoren dar; sie werden üblicherweise mit einem Anteil von einem Viertel bis zu einem Drittel des Umsatzes angegeben, und gutes Personal ist schwer zu finden. Die Einstellung weiterer Mitarbeiter zur Bewältigung eines höheren Arbeitsvolumens ist kostspielig und löst nicht immer das eigentliche Problem. Die Alternative besteht darin, die Arbeitsabläufe selbst zu optimieren, sodass dasselbe Team einen geschäftigen Service mit weniger Stress bewältigen kann.
Hier sind acht Änderungen, die sich bewährt haben, grob geordnet von der einfachsten bis zur schwierigsten. Versuchen Sie nicht, alle auf einmal umzusetzen: Wählen Sie eine oder zwei aus, bewerten Sie das Ergebnis und fahren Sie dann fort.
1. Bestellungen entgegennehmen, ohne den Schritt der Transkription durchzuführen
Auswirkung: hoch | Aufwand: gering
Bei einem traditionellen Service durchläuft eine Bestellung eine lange Kette: Der Gast entscheidet sich, der Kellner hört zu, der Kellner notiert die Bestellung oder merkt sie sich, der Kellner geht zur Kasse oder in die Küche, und die Bestellung wird eingegeben oder durchgegeben. Jeder Schritt birgt die Gefahr, dass etwas falsch verstanden, vergessen oder verzögert wird, und der Kellner ist währenddessen gebunden.
Bei der Bestellung per QR-Code ist der Ablauf kürzer: Der Gast wählt aus, der Gast sendet die Bestellung, die Küche sieht sie. Die Kellner verbringen ihre Zeit nicht mehr mit der Aufnahme von Bestellungen, sondern können sich stattdessen dem Service und den Gästen widmen. Dies ist nicht für jeden Tisch oder jedes Restaurant geeignet, daher sollten Sie die mündliche Bestellmöglichkeit beibehalten; in ungezwungenen und stark frequentierten Lokalen beseitigt dieses Verfahren jedoch die größte einzelne Verzögerung im Speisesaal.
2. Ersetzen Sie Papiertickets durch einen Bildschirm in der Küche
Auswirkung: hoch | Aufwand: gering
Papierbons gehen leicht verloren, sind schwer zu lesen und liefern Ihnen keine Informationen. Auf einem Bildschirm in der Küche wird jede Bestellung sofort nach Eingang angezeigt – einschließlich Tischnummer, Gerichte und Anmerkungen –, und die Küche kann jede Bestellung als „in Zubereitung“ oder „fertig“ kennzeichnen.
Damit gehören die Diskussionen über Handschrift, Bestellungen, die aus dem Blickfeld geraten, und Fragen wie „Hat Tisch 7 die Soße bestellt?“ der Vergangenheit an. Außerdem wird dem Kellner mitgeteilt, wann ein Gericht fertig ist, sodass das Essen nicht unter der Wärmelampe warten muss. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Leitfaden zu Küchenanzeigesystemen.
3. Organisation des Gottesdienstes nach Abschnitten
Auswirkung: mittel | Aufwand: gering
Anstatt die Kellner auf verstreute Tische zu verteilen, teilen Sie den Raum in Bereiche ein und weisen Sie jedem Kellner einen Bereich zu. Ein Kellner, der für einen Bereich zuständig ist, muss weniger laufen, bemerkt Gäste, die etwas benötigen, schneller und kann nicht sagen: „Das war nicht mein Tisch.“
Achten Sie darauf, dass die Bereiche hinsichtlich der Anzahl der Sitzplätze und der Entfernung zur Küche ausgewogen sind, und passen Sie die Aufteilung an, wenn sich die Anzahl der Gäste ändert. Probieren Sie dies zunächst auf Papier aus; hierfür ist kein festes System erforderlich.
4. Standardisierung der Vorbereitung
Auswirkung: mittel | Aufwand: mittel
Die schnellsten Küchen sind nicht diejenigen mit den talentiertesten Köchen. Es sind jene, in denen jedes Gericht jedes Mal auf dieselbe Weise zubereitet wird. Notieren Sie sich für jedes Gericht die einzelnen Schritte, die Portionsgröße, die Anrichtung und die voraussichtliche Zubereitungszeit.
Das schränkt die Kreativität nicht ein. Es bedeutet, dass die Zubereitung eines Gerichts an einem Dienstag und an einem Samstag etwa gleich lange dauert, dass ein neuer Koch es schnell erlernen kann und dass die Küche dem Service mitteilen kann, wie lange die Zubereitung tatsächlich dauern wird.
Bereiten Sie im Voraus alles vor, was durch das Warten nicht an Qualität verliert: Soßen, geschnittenes Gemüse, portionierte Zutaten. Prüfen Sie jeden Morgen, was zur Neige geht, damit Sie dies nicht erst mitten beim Mittagessen feststellen.
5. Vereinfachen Sie das Menü
Auswirkung: hoch | Aufwand: mittel
Eine umfangreiche Speisekarte lässt sich nur langsam durchlesen, die Zubereitung dauert lange, die Bevorratung ist aufwendig und sie enthält zahlreiche Gerichte, die fast niemand bestellt. Schauen Sie sich an, was sich im Laufe eines Monats verkauft. Gerichte, die nur selten verkauft werden, deren Zubereitung viel Zeit in Anspruch nimmt und für die Zutaten benötigt werden, die sonst nirgendwo verwendet werden, sind die ersten Kandidaten für eine Streichung.
Eine kürzere Speisekarte muss nicht unbedingt weniger attraktiv sein. In der Regel bedeutet dies weniger Lebensmittelverschwendung, einen schnelleren Ablauf in der Küche und ein Team, das jedes Gericht genau kennt. Eine digitale Speisekarte erleichtert dies, da Sie Gerichte für einen Service deaktivieren können, ohne etwas ausdrucken zu müssen.
6. Anpassung der Schichten an die Nachfrage
Auswirkung: mittel | Aufwand: mittel
Viele Restaurants planen die Zubereitung und den Service als separate Zeitblöcke ein, und gerade beim Übergang zwischen diesen beiden Phasen ist die Küche am stärksten ausgelastet. Sehen Sie sich Ihre tatsächlichen Stoßzeiten an und passen Sie Ihren Dienstplan entsprechend an.
Ein gestaffelter Einsatzplan funktioniert oft besser: Ein kleines Team beginnt frühzeitig mit den Vorbereitungen, weitere Mitarbeiter treffen kurz vor dem ersten Ansturm ein, die Überlappung deckt die Spitzenzeit ab, und die Mitarbeiter gehen, sobald diese vorbei ist. Stützen Sie sich dabei auf Ihre eigenen Daten darüber, wann sich die Tische füllen, und nicht auf eine Gewohnheit, die Sie vom Vorbesitzer übernommen haben.
7. Bereiten Sie sich auf den Ansturm vor, bevor er beginnt
Auswirkung: mittel | Aufwand: gering
Die häufigste Ursache für einen schlechten Service ist nicht der Andrang an sich, sondern die mangelnde Vorbereitung darauf. Vor der Hochsaison:
- Bitte stellen Sie sicher, dass jede Station über alles verfügt, was sie für die erste Stunde benötigt.
- Stellen Sie sicher, dass die Tische gedeckt sind und die Kassiererin bereit ist
- Informieren Sie das Team über die heutigen Tagesgerichte und über alles, was bereits ausverkauft ist
- Legen Sie fest, wer für welche Aufgaben zuständig ist, damit niemand mitten im Gottesdienst auf eine Anweisung warten muss
Nehmen Sie sich nach dem Ansturm fünf Minuten Zeit, um festzuhalten, was schiefgelaufen ist, solange die Erinnerung noch frisch ist. Diese Notizen sind wertvoller als jeder Bericht. Lesen Sie insbesondere zum Thema Mittagessen den Artikel „Effizienz beim Mittagsservice: 8 Strategien für einen schnelleren Service“.
8. Messen Sie jede Woche vier Werte
Auswirkung: hoch | Aufwand: gering, fortlaufend
Was Sie nicht messen, können Sie nicht verbessern. Notieren Sie jede Woche Folgendes:
- Tischumschlagzeit: vom Platzieren der Gäste bis zur Bezahlung
- Zeit von der Bestellung bis zum Servieren: vom Absenden der Bestellung bis zum Servieren des Essens
- Neu zubereitete oder zurückgesandte Gerichte: Wie viele und warum?
- Umsatz pro Arbeitsstunde: Umsatz geteilt durch die geleisteten Arbeitsstunden
Anhand dieser vier Zahlen können Sie erkennen, ob eine Änderung etwas bewirkt hat. Betrachten Sie den Trend über mehrere Wochen hinweg: Ein einzelner schwacher Samstag sagt noch nichts aus, drei schwache Samstage in Folge hingegen schon.
Zusammenfassung
Keine dieser acht Änderungen ist für sich genommen dramatisch, doch in ihrer Gesamtheit machen sie einen Unterschied: Bestellungen gelangen schneller in die Küche, in der Küche treten weniger Fehler auf, die Kellner haben mehr Zeit für die Gäste, und das Team weiß, was es zu erwarten hat. Ein anschauliches Beispiel für eine der größten Verschwendungsquellen finden Sie im Artikel „So reduzieren Sie Bestellfehler in Ihrem Restaurant“.
Wo soll man anfangen?
Beginnen Sie mit der Maßnahme, die Ihren größten Verlust bekämpft. Wenn die Bestellungen nur schleppend eingehen und Fehler auftreten, beginnen Sie mit 1 und 2. Wenn die Küche überlastet ist, beginnen Sie mit 4 und 5. Wenn der Service im Laufe des Tages ungleichmäßig ist, beginnen Sie mit 6 und 7. Egal, wofür Sie sich entscheiden: Notieren Sie sich zunächst die vier Zahlen, damit Sie in einem Monat wissen, ob es funktioniert hat.
Easy Restaurant umfasst die ersten beiden Bereiche: die Bestellung per QR-Code sowie die Bildschirme für Küche, Servicepersonal und Kasse. Die Tarife beginnen bei 49,99 Euro pro Monat, inklusive einer 14-tägigen kostenlosen Testphase. Der Rest ist eine Frage der Organisation, und kein Tool kann dies für Sie übernehmen.