Der Personalengpass
Die Gewinnspannen in der Gastronomie sind gering. Die Personalkosten machen in der Regel 25 bis 35 % des Umsatzes aus, und gutes Personal ist immer schwerer zu finden und zu halten. Mehr Personal einzustellen, um das höhere Volumen zu bewältigen, ist teuer und löst nicht immer das eigentliche Problem.
Die Alternative: Machen Sie Ihre bestehenden Abläufe effizienter, damit dasselbe Team mehr Gäste mit weniger Stress und weniger Fehlern bedienen kann.
Hier sind sechs Maßnahmen, die funktionieren, geordnet nach dem Umsetzungsaufwand von einfach bis schwierig.
1. Digitalisierung der Bestellaufnahme
Auswirkung: Hoch | Aufwand: Gering
Jede manuelle Bestellaufnahme folgt dem gleichen Muster: Der Gast entscheidet sich, der Kellner hört zu, der Kellner schreibt auf oder merkt sich die Bestellung, der Kellner geht zur Kasse, der Kellner gibt die Bestellung ein, die Bestellung gelangt in die Küche. Diese Kette weist mehrere Fehlerquellen auf und dauert 3–5 Minuten pro Tisch.
Die Bestellung per QR-Code reduziert dies auf: Der Kunde entscheidet, der Kunde übermittelt, die Bestellung erreicht die Küche. Der Kellner wird vollständig aus dem Übertragungsprozess herausgenommen. Er hat nun die Freiheit, sich auf die Bedienung, die Gastfreundschaft und die Tischverwaltung zu konzentrieren.
Restaurants, die auf digitale Bestellungen umstellen, verzeichnen in der Regel eine Verbesserung der Zeit von der Bestellung bis zur Lieferung um 15–20 %, einfach weil der Engpass durch den Kellner beseitigt wird.
2. Papierbons durch ein Küchendisplay ersetzen
Auswirkung: Hoch | Aufwand: Gering
Papierbons sind langsam, gehen leicht verloren und sind oft unleserlich. Ein Küchendisplay-System zeigt jede Bestellung sofort nach der Eingabe auf dem Bildschirm an, farblich nach Zeit geordnet und mit klaren Änderungshinweisen versehen.
Das Küchenteam liest vom Bildschirm ab, anstatt Handschrift zu entziffern. Bestellungen können nicht mehr übersehen werden. Die Zubereitungszeit wird automatisch erfasst. Und wenn ein Kunde seine Bestellung ändert, erscheint die Aktualisierung auf dem Bildschirm, anstatt dass jemand in die Küche gehen muss.
3. Einführung eines bereichsbasierten Service
Auswirkung: Mittel | Aufwand: Gering
Weisen Sie Kellner nicht bestimmten Tischen zu, sondern Bereichen des Restaurants. Jeder Kellner ist für einen Bereich zuständig und kümmert sich um alle Tische in diesem Bereich – er nimmt Bestellungen auf, serviert das Essen, räumt die Tische ab und wickelt die Zahlungen ab.
Dies reduziert die Laufwege, verbessert die Reaktionszeit (der Kellner ist immer in der Nähe seiner Tische) und schafft klare Verantwortlichkeiten. Wenn an Tisch 12 ein Problem auftritt, gibt es keine Unklarheiten darüber, wer dafür zuständig ist.
4. Standardisieren Sie die Zubereitungsprozesse
Auswirkung: Mittel | Aufwand: Mittel
Die schnellsten Küchen sind nicht diejenigen mit den besten Köchen – es sind diejenigen mit den konsistentesten Abläufen. Für jedes Gericht sollte es eine dokumentierte Zubereitungsreihenfolge mit festgelegten Zeiten geben.
Das bedeutet nicht, dass Kreativität wegfällt. Es bedeutet, sicherzustellen, dass „gegrillter Lachs“ jedes Mal 12 Minuten dauert, nicht 8 Minuten am Dienstag und 18 Minuten am Freitag. Konsistenz ermöglicht genaue Zeiteinschätzungen, eine bessere Koordination zwischen den Arbeitsstationen und weniger Verzögerungen.
5. Vorbereitungs- und Service-Schichten staffeln
Auswirkung: Mittel | Aufwand: Mittel
Die meisten Restaurants planen Vorbereitung und Service als separate Blöcke ein: Vorbereitung von 9 bis 12 Uhr, Service von 12 Uhr bis Ladenschluss. Dies führt zu einem Ansturm am Übergang und lässt die Küche während der Überschneidung unterbesetzt.
Ein gestaffelter Ansatz funktioniert besser: Beginnen Sie die Vorbereitung um 8 Uhr mit einem oder zwei Köchen, fügen Sie um 11 Uhr Servicepersonal hinzu, lassen Sie die Schichten während der Mittagsspitzenzeit überlappen, entlassen Sie das Frühschichtpersonal um 15 Uhr und fügen Sie um 17 Uhr das Abendpersonal hinzu. So wird die Personalbesetzung an die Nachfragekurven angepasst, anstatt an willkürliche Zeitblöcke.
6. Wichtige Kennzahlen wöchentlich verfolgen und überprüfen
Auswirkung: Hoch | Aufwand: Gering (laufend)
Was gemessen wird, wird verbessert. Überprüfen Sie jede Woche:
- Durchschnittliche Tischumschlagzeit – vom Platzieren bis zur Bezahlung
- Durchschnittliche Zeit von der Bestellung bis zur Lieferung – von der Bestellung bis zum Servieren
- Neu zubereitete Gerichte – wie viele Bestellungen wurden zurückgeschickt oder neu zubereitet
- Umsatz pro Arbeitsstunde – Gesamtumsatz geteilt durch die Gesamtarbeitsstunden
Diese vier Zahlen zeigen Ihnen, ob sich Ihre Effizienz verbessert oder verschlechtert. Wenn Sie einen Trend erkennen – steigende Umschlagzeiten, sprunghaft ansteigende Nachkocheinträge –, können Sie die Ursache untersuchen und beheben, bevor sich daraus ein Muster entwickelt.
Der kumulative Effekt
Keine dieser Änderungen ist für sich genommen revolutionär. Aber zusammen umgesetzt, verstärken sie sich gegenseitig:
- Digitale Bestellungen beseitigen den Engpass durch die Kellner → schnellere Bestellungen
- Küchenanzeigen beseitigen Fehler durch Papier → weniger Nachkocheinsätze
- Bereichsbasierter Service reduziert Wege → schnellere Lieferung
- Standardisierte Zubereitung reduziert Abweichungen in der Küche → gleichmäßigere Zeitplanung
Ein Restaurant, das alle sechs Maßnahmen umsetzt, verzeichnet in der Regel innerhalb von 60 Tagen eine Verbesserung der Gästeanzahl pro Arbeitsstunde um 20–30 %. Das entspricht der Einstellung von 1–2 zusätzlichen Mitarbeitern ohne die damit verbundenen Kosten.
Erste Schritte
Beginnen Sie mit den Punkten 1 und 2 – digitale Bestellung und Küchenanzeige. Dies sind die Änderungen mit der größten Wirkung und dem geringsten Aufwand. Die meisten Plattformen bieten beides in einem einzigen Abonnement für unter 70 € pro Monat an.
Das Ziel ist nicht, Ihr Team zu ersetzen. Es geht darum, die Reibungsverluste zu beseitigen, die Ihre Mitarbeiter daran hindern, ihre beste Arbeit zu leisten.